Czym jest rachunek firmowy?
Na początku warto zrozumieć czym jest rachunek dla firm. Konto firmowe to rodzaj rachunku płatniczego, który można – a w niektórych przypadkach trzeba – otworzyć w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z kont dla firm mogą korzystać zarówno przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), jak i spółki osobowe lub kapitałowe prawa handlowego. Na jakim etapie należy je założyć?
Czy można założyć rachunek firmowy przed założeniem firmy?
Obecnie większość banków umożliwia wygodne założenie rachunku bez wychodzenia z domu. Wniosek o otwarcie konta złożysz przez internet, a cały proces przeprowadzisz zdalnie. Do posiadania konta bankowego niezbędne jest jednak wcześniejsze założenie działalności gospodarczej.
Obecnie większość banków umożliwia wygodne założenie rachunku bez wychodzenia z domu. Wniosek o otwarcie konta złożysz przez internet, a cały proces przeprowadzisz zdalnie. Do posiadania konta bankowego niezbędne jest jednak wcześniejsze założenie działalności gospodarczej.
W treści formularza CEIDG-1 istnieje wprawdzie miejsce na podanie numeru konta, ale przed rozpoczęciem działalności gospodarczej możesz wpisać tam jedynie numer rachunku osobistego. Oczywiście później warto go zmienić.
Skoro nie możesz założyć konta firmowego przed zarejestrowaniem działalności, przyjrzyjmy się, czy w ogóle musisz je mieć.
Kiedy trzeba mieć konto firmowe?
Prowadzenie konta firmowego może być fakultatywne lub obligatoryjne w zależności od tego, w jakiej formie prowadzisz biznes. Dla kogo konto firmowe jest obowiązkowe?
Indywidualni przedsiębiorcy
Otwarcie konta firmowego dla jednoosobowych przedsiębiorców zazwyczaj jest dobrowolne. Oznacza to, że w takim przypadku możesz wykorzystać do rozliczeń z kontrahentami konto prywatne.
Inaczej wygląda sytuacja, kiedy przedsiębiorca został czynnym płatnikiem VAT (niezależnie od tego, czy dokonał tego z wyboru, czy z konieczności). Bank może założyć rachunek techniczny na potrzeby rozliczeń podatku VAT wyłącznie dla rachunku firmowego.
Co więcej, zgodnie z art. 108a ust. 1a Ustawy o podatku od towarów i usług, w określonych sytuacjach będzie niezbędne zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Transakcje związane z MPP mogą być realizowane wyłącznie z wykorzystaniem rachunku dla firmy.
Pamiętaj, że choć założenie konta firmowego nie zawsze będzie obowiązkowe, może okazać się to dobrym pomysłem. W ten sposób odseparujesz transakcje firmowe od prywatnych oraz zachowasz porządek w budżecie domowym i tym związanym z prowadzeniem JDG. Jeżeli konto firmowe w banku i rachunek osobisty jest ten sam, urząd skarbowy, a także ZUS, zyskują wgląd w całą historię twoich transakcji.
Pozostałe formy prowadzenia działalności gospodarczej
Osobne konto firmowe jest jednak niezbędne dla pozostałych uczestników rynku, w tym:
- spółek osobowych nieposiadających osobowości prawnej (np. spółka jawna);
- spółek kapitałowych (np. spółka z o.o.);
- stowarzyszeń i fundacji;
- spółek cywilnych.
Czego potrzebujesz, aby założyć konto firmowe?
Podjąłeś decyzję o założeniu działalności i planujesz zakładanie konta firmowego? Upewnij się, że masz przy sobie w banku:
- zaświadczenie o wpisie do CEIDG;
- dowód osobisty;
- firmową pieczątkę.
Jeżeli zakładasz spółkę, bank będzie żądał od ciebie:
- umowy lub statutu spółki;
- zaświadczenia o nadaniu numeru REGON;
- aktualnego odpisu KRS.
Obecnie wiele procesów bankowych i administracyjnych jest upraszczanych dlatego nie wszystkie banki mogą wymagać fizycznej firmowej pieczątki. W związku z tym niektóre banki mogą zrezygnować z wymogu dostarczenia aktualnego odpisu KRS, polegając na dostępie do elektronicznych baz danych.
Pamiętaj, że obecnie GUS nie przesyła zaświadczenia o nadaniu numeru REGON, ponieważ taką funkcję pełni zamieszczenie informacji o firmie na stronie GUS. Możesz jednak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia przez urząd statystyczny. Otrzymasz je w ciągu 7 dni, a załatwienie sprawy jest bezpłatne.
Dlaczego założenie konta firmowego jest ważne dla przedsiębiorcy?
Rachunek bankowy jest ważny dla każdego przedsiębiorcy, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Dzięki temu możesz łatwiej monitorować operacje finansowe i wygodnie dokonasz rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS.
Dysponowanie oddzielnym kontem firmowym nie ułatwi Ci zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, ale także pomoże zbudować profesjonalny wizerunek firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych. Mając na uwadze te aspekty, wybór odpowiedniego konta firmowego i banku powinien być przemyślany i dostosowany Twoich wymagań.
