Biznesplan od A do Z. Jak go przygotować i uzupełnić?

Przedsiębiorca, który zarejestrował działalność gospodarczą, ale działa bez planu, przypomina nieco statek ze zwiniętymi żaglami na pełnym morzu i bez instrumentów nawigacyjnych. Taki okręt płynie, ale załoga nigdy nie wie dokąd. Co więcej, nawet najmniejszy sztorm jest w stanie taki okręt wywrócić.

Podobnie jest z twoją firmą. Biznesplan zastępuje ci drogowskazy i daje gotową wiedzę o kierunku, w jakim powinieneś rozwijać swój biznes. Dzięki planowi stworzysz mapę potrzeb przedsiębiorstwa i ustalisz konkretne działania, które pomogą ci je zaspokoić. Bez niego każda działalność, nawet ta prowadzona na niewielką skalę, to duże ryzyko niepowodzenia.

Biznesplan dotyczy przede wszystkim początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem. Taki schemat pomoże określić pierwsze kroki, których wykonanie jest niezbędne, aby firma ustabilizowała swoją pozycję na rynku.

Biznesplan powinien odzwierciedlać przede wszystkim twoje założenia i stosunek do zakładanej działalności, związanego z nią ryzyka i oczekiwanych zysków.

Dobry biznesplan przede wszystkim musi być rzetelny. Tworzysz go dla siebie, więc na wszystkie pytania, jakie zadasz sobie podczas jego tworzenia, postaraj się odpowiedzieć możliwie precyzyjnie.

Zawsze bazuj na aktualnych danych. Otoczenie biznesowe i warunki ekonomiczne, w jakich działa twoja firma, z biegiem czasu ulegają zmianie. Dotyczy to np. dostępności kredytów, oczekiwań odbiorców czy potencjalnej konkurencji. Dopasuj do nich założenia, inaczej biznesplan nie będzie odpowiadał rzeczywistości.

W biznesplanie powinny znaleźć się informacje, które stworzą obraz twojej firmy. Dobrze jest je pogrupować, aby łatwiej było ci się w nich odnaleźć.

Charakterystyka przedsiębiorstwa to jego historia, misja, ale także wykaz aktywów, jakimi dysponuje firma. Ich zdefiniowanie pomoże wstępnie określić kierunek rozwoju działalności i docelową grupę klientów. Stanowi też punkt wyjścia dla kolejnych kroków. W pierwszej sekcji uwzględnij kwestie związane z:

• formą organizacyjno-prawną;
• adresem;
• siedzibą.

Jeżeli dopiero planujesz założyć firmę, zastanów się, co chciałbyś robić i na jakim obszarze działać. Odpowiedz sobie na pytania dotyczące unikalnej korzyści, jaką możesz zaoferować klientom. Dlaczego mieliby wybrać właśnie twój biznes, a nie konkurencję?

Charakterystyka przedsiębiorstwa to także spodziewana korzyść z prowadzonej działalności. Zastanów się nad wysokością oczekiwanych zarobków i ewentualną skalowalnością biznesu w przyszłości.

Na tym etapie zastanów się nad dokładną specyfikację tego, co chcesz sprzedawać. Jeżeli będzie to produkt, opisz jego cechy charakterystyczne, funkcje, budowę, wykorzystane materiały, a nawet opakowanie. W przypadku usług zastanów się, na jakich warunkach będą one świadczone i czy przewidujesz ich różne warianty.

Opis produktu lub usługi powinien uwzględniać analizę popytu na twoją ofertę. Istotne jest to, komu chciałbyś je sprzedawać i jakiego zapotrzebowania się spodziewasz.

Postaraj się rywalizować czymś innym niż najniższa cena. Operowanie na progu opłacalności dla początkujących firm, które oferują swoje towary lub usługi w niewielkim wymiarze, jest bardzo ryzykowne.

Pod pojęciem otoczenia wewnętrznego firmy rozumie się jej strukturę osobową. Ten punkt jest szczególnie istotny dla przedsiębiorców, którzy planują od samego początku zatrudniać pracowników.

Przede wszystkim zastanów się, gdzie planujesz ich znaleźć. Możesz zorganizować otwarte rekrutacje, korzystając z serwisów pośrednictwa pracy takich jak pracuj.pl albo umieścić ogłoszenie w urzędzie pracy i szukać kadry wśród osób bezrobotnych lub poszukujących pracy.

Aby zapewnić maksymalną produktywność przedsiębiorstwa, stwórz dokładny podział obowiązków oraz zadbaj o sprawny system komunikacji. Ważna jest też kontrola pracowników. W zależności od branży, w jakiej działasz, może to być np. monitoring, umowy NDA czy stosowanie oprogramowania do monitorowania efektywności pracy wykonywanej przez pracowników.

Analiza otoczenia firmy to wymagające zajęcie. Zacznij od ustalenia, jakie firmy oferują produkty lub usługi podobne do twoich. Sprawdź, w jaki sposób te podmioty się reklamują i czym wyróżniają się na rynku. Wartościowe informacje znajdziesz na forach branżowych i w grupach zainteresowań na mediach społecznościowych.

Warto zorientować się co do cen usług i warunków ich świadczenia, czasu oczekiwania na towar lub usługę, a także docelowego segmentu klientów. Te informacje dadzą Ci kompletny obraz konkurencji, który pomoże ci stworzyć atrakcyjną kontrofertę. Wykorzystaj je i zastanów się, co możesz zrobić lepiej lub inaczej.

Efektywny marketing zwiększa szansę na dotarcie do większej liczby docelowych odbiorców, co może przełożyć się na lepsze wyniki twojego przedsiębiorstwa. Obecnie internet oferuje wiele możliwości reklamy dla firm, dlatego w pierwszej kolejności zastanów się, gdzie chcesz zaistnieć. To może być np. strona internetowa lub media społecznościowe.

Kreowanie wizerunku firmy sprawia, że z biegiem czasu stajesz się coraz bardziej rozpoznawalną marką.

Niezależnie od tego, w jaki sposób chcesz się reklamować, powinieneś opracować konsekwentny Tone of Voice, czyli sposób, w jaki zwracasz się do swoich klientów. Ustal też kwotę, którą możesz regularnie przeznaczać na działania marketingowe. Wydanie jednorazowo dużej sumy najprawdopodobniej nie przyniesie równie wymiernych skutków, jak systematycznie realizowana kampania prowadzona przez wiele miesięcy (choć to również zależy od formy i celów reklamy).

Harmonogram działania powinien uwzględniać poszczególne etapy rozwoju działalności w konkretnym horyzoncie czasowym. Zastanów się, gdzie twoja firma będzie za kilka lat i wytycz konkretne czynności, które pomogą ci to osiągnąć.

Elementem planu organizacyjnego może być np. wdrożenie CRM w roku działalności albo zatrudnienie dwóch pracowników po zakończeniu pierwszego kwartału z zadowalającym wynikiem biznesowym. Staraj się nie uwzględniać w planie wyłącznie dużych kroków, rozdzielaj je na mniejsze, mierzalne cele.

Stworzenie analizy finansowej da ci odpowiedź na pytanie, skąd weźmiesz pieniądze na biznes.

Obok źródeł finansowania należy ustalić też strukturę finansową przedsiębiorstwa. Obejmuje ona m.in. takie wskaźniki jak próg rentowności lub analiza stopy zwrotu z kapitału zainwestowanego. Dokładne przeliczenie kosztów pozwala precyzyjnie wyliczyć wysokość finansowania dłużnego, jakiego potrzebujesz.

Jeżeli się pomylisz, możesz otrzymać za mały kredyt na działalność. Jeśli jednak będzie on zbyt wysoki, możesz mieć problemy ze spłatą zobowiązań.

Projektując biznesplan, uwzględnij przede wszystkim informacje aktualne na dzień jego sporządzania. To one mówią ci najwięcej o otoczeniu, w jakim działa twoja firma. Postaraj się odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące tego, gdzie widzisz ją za rok, dwa lub pięć lat. Dzięki temu tworzysz założenia do dalszego rozwoju działalności.

Po rozpisaniu biznesplanu jesteś gotów, aby rozwijać swoją firmę i osiągnąć założony cel. Nawet najbardziej staranne wytyczne nie zastąpią jednak ciężkiej pracy i konsekwentnego działania. Traktuj biznesplan jako drogowskaz, a nie gotowy przepis na sukces.

Zadbaj o to, aby zachować pewną elastyczność. Otoczenie rynkowe biznesu nieustannie się zmienia i może się okazać, że za rok czy dwa założenia biznesplanu się zdezaktualizują.