Czym rachunek firmowy różni się od konta osobistego?
Zarówno konto firmowe, jak i osobiste to rachunki płatnicze wykorzystywane do rozliczeń bezgotówkowych. Różnice między nimi są widoczne przede wszystkim w zakresie oferowanych możliwości.
Wybierając konto bankowe dla firmy, spotkasz się z takimi rozwiązaniami, jak:
- promocje polegające na zwolnieniu z opłat za prowadzenie rachunku i obsługę karty do konta;
- darmowe przelewy do ZUS-u i US;
- bezpłatne zlecenia stałe i polecenia zapłaty;
- pakiety darmowych przelewów natychmiastowych;
- wsparcie księgowego w prowadzeniu działalności;
- usługi przeznaczone dla przedsiębiorców, takie jak terminal płatniczy, faktoring czy kredyty obrotowe.
Posiadanie konta firmowego wiąże się z wyższymi kosztami jego prowadzenia, choć wiele banków oferuje możliwość zwolnienia przedsiębiorcy z obowiązku ponoszenia opłat. Na przykład bank Credit Agricole wymaga w tym celu jednej wpłaty do ZUS-u lub wpływu w wysokości minimum 3 tysiące złotych w miesiącu. Warto również sprawdzić aktualną ofertę na rankingkont.pl, ponieważ coraz więcej banków oferuje zwolnienie z opłat w ramach promocji (nawet bezterminowo).
Czy, prowadząc działalność gospodarczą, musisz mieć konto firmowe?
Posiadanie konta firmowego daje więc sporo korzyści, ale czy jest konieczne?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej posiadanie rachunku bankowego nie jest obowiązkowe, ponieważ rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS-em mogą mieć formę przekazu pocztowego.
Obowiązek posiadania konta pojawia się jednak w Ustawie prawo przedsiębiorców. Zgodnie z art. 19 tej ustawy rozliczenie za pośrednictwem rachunku bankowe jest niezbędne, jeżeli:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca;
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tysięcy złotych lub równowartość tej kwoty.
Zwróć uwagę, że przepisy wspominają wyłącznie o rachunku bankowym, ale nie precyzują, jakiego rodzaju musi być to rachunek. W większości sytuacji możesz więc dokonywać rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego osobistego.
Kiedy posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe?
Obowiązek posiadania konta firmowego pojawia się w przypadku podatników VAT. Na tzw. białej liście mogą znajdować się wyłącznie rachunki firmowe. Co więcej, bank nie utworzy rachunku technicznego VAT dla zwykłego konta osobistego. Musi być to rachunek firmowy.
Mechanizm Podzielonej Płatności (Split Payment)
Warto też zrozumieć pojęcie mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment), który funkcjonuje w następujący sposób: płatność od nabywcy dla sprzedawcy dzieli się na dwie części:
- kwotę netto – która trafia na rachunek bieżący sprzedawcy;
- oraz kwotę VAT, która jest przekazywana na specjalny rachunek VAT.
Przedsiębiorca, który odbiera taki przelew, musi więc posiadać konto firmowe.
Otwarcie konta firmowego jest też obowiązkowe m.in. w przypadku spółek prawa handlowego.
Korzystanie z konta osobistego a rozliczenia podatkowe i księgowe
Choć teoretycznie możesz używać konta osobistego, prowadząc biznes, w praktyce warto założyć rachunek firmowy. W ten sposób zachowujesz odrębność transakcji związanych z prowadzoną działalnością. Dlaczego jest to takie ważne?
Finansując prywatne zakupy z konta firmowego, musisz liczyć się z kontrolą skarbową. Niestety to podatnik będzie musiał wykazywać, że sprzedaż np. samochodu nie jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale ma charakter prywatny.
Konsekwencją podatkową jest też opodatkowanie odsetek od środków zgromadzonych na rachunku jako przychodu z działalności gospodarczej.
Używając konta osobistego do celów firmowych, wprowadzasz chaos w księgowości. Znacznie łatwiej w takiej sytuacji pomieszać przychody i zidentyfikować koszty ich uzyskania oraz śledzić wydatki. Osobiste konta bankowe szybko stają się mało przejrzyste i utrudniają prowadzenie ewidencji niezależnie od tego, czy prowadzisz księgę przychodów i rozchodów, czy ewidencję ryczałtu.
Jak mądrze korzystać z konta osobistego w celach firmowych?
Prowadząc jednoosobową działalność, możesz wykorzystać pieniądze z konta firmowego na prywatne potrzeby, np. zakupy w sklepie lub czynsz. Nie możesz ich jednak zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu.
Rozważ też prowadzenie zestawienia, w którym będziesz separował wyraźnie wydatki firmowe od prywatnych. W ten sposób unikniesz problemów związanych z brakiem płynności finansowej.
Czy warto założyć konto firmowe?
Choć korzystanie z konta prywatnego na potrzeby działalności z reguły będzie możliwe, nie zawsze będzie to dobry pomysł. Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wizerunku Twojej firmy i budowaniu wiarygodności w oczach partnerów biznesowych, warto rozważyć też założenie konta firmowego.
Dlaczego zrozumienie różnicy między kontem firmowym a osobistym jest ważne?
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych zwykle nie muszą korzystać z oddzielnego konta firmowego. Używanie rachunku osobistego dla celów firmowych niesie jednak ze sobą określone ryzyko i konsekwencje.
Jeśli chcesz uniknąć zbędnego chaosu warto korzystać z rachunku firmowego już od pierwszego dnia prowadzenia działalności.
