ranking kont - logo serwisu

Jak przeprowadzić zmianę adresu spółki?

ikona kalendarza
15/09/2023
Decyzję o zmianie swojej lokalizacji spółka może podjąć z różnych względów. Niekiedy przemawiają za tym aspekty praktyczne, jak potrzeba dostępu do większego magazynu lub lokalu lepiej dopasowanego do specyfiki działalności. Innym razem o zmianie adresu decyduje prestiż. Jak wyglądają formalności przy zmianie adresu spółki?
obrazek przedstawia ikony związane z adresem spółki, co bezpośrednio nawiazuje do tematu artykułu
ikona - podsumowanie
Najważniejsze Informacje:
  • Przepisy rozróżniają adres spółki oraz jej siedzibę. Adresem jest lokalizacja firmy w konkretnej miejscowości.
  • Zmiana danych wymaga dokonania zgłoszenia do KRS, a niekiedy również podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki.
  • Zmiana adresu jest dokonywana za pośrednictwem portalu PRS albo S-24, w zależności od trybu, w jakim została zarejestrowana spółka.

Na czym polega zmiana adresu spółki?

Na wstępie warto zaznaczyć, że obowiązujące przepisy rozróżniają siedzibę spółki oraz jej adres i nie jest dopuszczalne używanie tych pojęć zamiennie. Pod pojęciem siedziby należy rozumieć miejscowość, w której znajduje się dana spółka, np. Warszawa. Z kolei adres to konkretny numer lokalu.

ikona - strzałka

Przykład

Jeżeli spółka znajduje się przy ulicy Ogrodowej 13 w Warszawie, Warszawa będzie jej siedzibą, natomiast Ogrodowa 13 – adresem. Zmiana siedziby spółki oraz zmiana jej adresu przebiegają nieco inaczej. 

Zgodnie z wymogami określonymi w kodeksie spółek handlowych każda spółka, zarówno osobowa, jak i kapitałowa, musi wskazać w umowie albo statucie swoją siedzibę.

Ustawodawca nie wymaga wskazywania adresu w dokumentacji organicznej, jest to niezbędne jedynie przy zgłaszaniu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Zmiana adresu oznacza, że spółka nadal pozostaje w tej samej miejscowości, zmienia jedynie lokal, w którym prowadzi działalność gospodarczą. Jeżeli spółka zmienia siedzibę (miejscowość), należy zaktualizować również jej adres.

przykład ikona

Ważne

Podanie w umowie albo statucie spółki jej adresu sprawia, że każdorazowa zmiana miejsca prowadzenia działalności wymaga zmiany umowy spółki, co – zwłaszcza w przypadku spółek kapitałowych – jest procesem czasochłonnym, skomplikowanym i kosztownym. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest ujawnienie w umowie (statucie) wyłącznie tych danych identyfikacyjnych podmiotu, które są niezbędne.

Jak przebiega procedura zmiany adresu spółki?

Konieczność aktualizacji adresu spółki wynika z przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 38 pkt. 1 lit c w zw. z art. 47 ust. 1 ustawy o KRS)[1]. Zgodnie z jej przepisami podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców są obowiązane zgłaszać swoje dane, a także ich zmiany, niezależnie od obowiązków wynikających z odrębnych przepisów.

ikona - strzałka

Przykład

Jeżeli spółka znajduje się przy ulicy Ogrodowej 13 w Warszawie, Warszawa będzie jej siedzibą, natomiast Ogrodowa 13 – adresem. Zmiana siedziby spółki oraz zmiana jej adresu przebiegają nieco inaczej. 

Aby omówić procedurę zmiany adresu spółki, należy w pierwszej kolejności odpowiedzieć na pytanie, czy takie działanie ma charakter:

  1. Czynności zwykłego zarządu.
  2. Czynności przekraczającej zwykły zarząd.

W pierwszym przypadku o zmianie adresu mógłby zadecydować każdy z członków zarządu lub wspólników prowadzących sprawy spółki. W drugim przypadku wymagana będzie uchwała zarządu lub wszystkich wspólników.

W doktrynie dominuje pogląd, zgodnie z którym każda zmiana adresu jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd, a zatem wymagana będzie uchwała o zmianie zawierająca nowy adres spółki. Wynika to z faktu, że zazwyczaj właśnie pod adresem spółki przechowywane są akta pracownicze, dokumentacja księgowa oraz pozostała.

Dokumenty wymagane do zmiany adresu spółki

Aby zgłosić do KRS zmianę adresu, należy wygenerować wniosek o wpis zmiany adresu za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Od lipca 2021 roku nie ma już możliwości składania formularzy papierowych. Do wniosku należy załączyć stosowną uchwałę zarządu o zmianie adresu w formie skanu.

Zarząd działający samodzielnie ma obowiązek przesłać również do KRS uchwałę w formie papierowej. Jeżeli spółka była zakładana w systemie S24, całą procedurę należy zrealizować właśnie przez ten system teleinformatyczny, a nie PRS.

Pozostałe obowiązki spółki w przypadku zmiany adresu

Zarząd spółki powinien pamiętać o dopełnieniu niezbędnych formalności względem urzędu skarbowego i skorzystać z formularza uzupełniającego NIP-8. Jeżeli modyfikacja adresu doprowadziła do zmiany właściwości urzędu skarbowego, wymagana jest też aktualizacja na potrzeby podatku VAT. W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych niezbędne jest złożenie formularza korygującego z oznaczeniem ZAA.

Niezależnie od obowiązków względem organów państwowych zarząd powinien pamiętać o poinformowaniu kontrahentów o zmianie. Ustawa o KRS wprawdzie wyznacza 7-dniowy termin na wprowadzenie zmian do rejestru, ale niestety nie jest to termin wiążący i przy dużym obłożeniu wydziału rejestrowego może ulec on znacznemu wydłużeniu. Warto więc z wyprzedzeniem wysłać stosowne powiadomienia ze wskazaniem nowego adres spółki.

Dlaczego zgłoszenie zmiany adresu jest tak istotne?

Decyzja o zmianie aktualizacji adresu w KRS rodzi określone obowiązki po stronie wspólników lub zarządu. Ich zaniedbanie uprawnia sąd rejestrowy do wszczęcia postępowania przymuszającego, które może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę grzywny. Aby jej uniknąć, warto z wyprzedzeniem zaplanować odpowiednie działania.

źródła - ikona

Źródła wykorzystane do napisania tego artykułu, odwołania

Ocena Artykulu

Czy ten artykuł był pomocny?


O temacie opowiedział:
Maciej Szukała - autor w serwisie Rankingkont.pl
Maciej Szukała
Jestem copywriterem specjalizującym się w tworzeniu treści o tematyce prawniczej, biznesowej i ekonomicznej. Z wykształcenia jestem prawnikiem z uprawnieniami radcy prawnego.
Dalsza lektura:
obrazek przedstawia wizerunek banknotów, co symbolizuje opisywane w artykule wskaźniki płynności przedsiębiorstwa

Wskaźniki płynności: czym są i jak je wykorzystać w przedsiębiorstwie?

PRZECZYTAJ → 
Właśnie założyłeś działalność gospodarczą i szukasz rachunku odpowiedniego dla swojej firmy? Może prowadzisz firmę już od jakiegoś czasu, ale do tej pory korzystałeś z konta osobistego? Tutaj dowiesz się, jakie wybrać konto dla firmy jednoosobowej oraz poznasz zalety, związane z posiadaniem rachunku firmowego.

Konto dla jednoosobowej działalności gospodarczej - jaki wybrać rachunek dla małej firmy?

PRZECZYTAJ → 
konto dla stowarzyszenia - obrazek

Czym powinno wyróżniać się konto bankowe dla stowarzyszenia?

PRZECZYTAJ → 
Wyszukiwarka