Jak zgłosić rachunek podatnika VAT na białą listę?
Aby Twój rachunek bankowy znalazł się na białej liście, nie musisz podejmować żadnych działań. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) pobiera dane po weryfikacji przez system STIR automatycznie z rejestrów publicznych:
- CEIDG w przypadku indywidualnych przedsiębiorców;
- KRS w przypadku spółek prawa handlowego.
Numer rachunku bankowego należy jednak aktualizować, a obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy. W ten sposób do centralnej bazy danych trafiają aktualne dane. Rejestr jest odświeżany raz dziennie.
Czym jest biała lista podatników?
Większość przedsiębiorców wie, że konto do białej listy trzeba zgłosić, ale czym właściwie jest ten rejestr?
Biała lista to wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Łatwy w obsłudze system filtrów pozwala na szybkie ustalenie, czy Twój kontrahent jest podatnikiem VAT. Korzystając z rejestru, dowiesz się, czy podany przez niego na fakturze rachunek jest rzeczywiście kontem firmowym.
Biała lista podatników VAT to także rejestr podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru lub którym odmówiono przyznania statusu podatnika VAT. Korzystając z wyszukiwarki, ustalisz przyczynę, w wyniku której przedsiębiorca nie jest już dłużej czynnym podatnikiem VAT.
Jakie rachunki mogą znaleźć się na białej liście?
Na liście znajdują się wyłącznie numery rachunków firmowych czynnych podatników VAT. Nie znajdziesz tam kont prywatnych ROR. Jeśli firma znajduje się w wykazie, ale wpis nie zawiera informacji o numerze rachunku, może to oznaczać, że:
- nie jest podatnikiem VAT;
- została wykreślona z rejestru VAT;
- naczelnik urzędu skarbowego odmówił przyznania statusu VAT.
Indywidualni przedsiębiorcy mogą korzystać z prywatnych rachunków do rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą. Taki rachunek nigdy jednak nie znajdzie się na białej liście, ponieważ nie jest kontem firmowym.
Jak zaktualizować numer rachunku na białej liście?
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, możesz rozważać zmianę konta dla firmy na bardziej opłacalne, np. tańsze lub oferujące większe możliwości. W takiej sytuacji musisz zaktualizować numer swojego rachunku bankowego, aby znalazł się na liście podatników VAT. Jak to zrobić?
Spółki zgłoszone do KRS oraz spółki cywilne składają do urzędu skarbowego formularz NIP-8 lub NIP-2. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zmiany możesz dokonać samodzielnie.
Dodaj rachunek bankowy za pośrednictwem swojego profilu po zalogowaniu się w CEIDG. Wpisz numer swojego konta firmowego w polu „rachunki firmowe”.
Zmiana zostanie „zaciągnięta” z CEIDG najpóźniej następnego dnia, ale na rozpatrzenie formularza NIP trzeba poczekać nawet kilka dni.
Dlaczego nie możesz znaleźć na białej liście swojego numeru rachunku?
Przyczyn, dla których numer konta nie pojawia się na białej liście, może być kilka. W pierwszej kolejności upewnij się, że podałeś jako konto do działalności rachunek firmowy, a nie ROR. Jeżeli zmieniałeś numer konta, sprawdź, czy podałeś go w CEIDG lub KRS na zgłoszeniu aktualizacyjnym.
Brak rachunku bankowego na białej liście może wynikać z pomyłki banku i nieprzekazania danych do systemu STIR, który komunikuje się z bazą Krajowej Administracji Skarbowej. Błąd może też leżeć po stronie systemu KAS, który po prostu nie pobrał danych.
Dlaczego warto zgłosić konto firmowe na białą listę?
Biała lista pełni nie tylko funkcję informacyjną. Nieuzupełnienie informacji, które powinny się na niej znaleźć, wywiera konkretne skutki prawne.
Wykonywanie przelewów na rachunek spoza listy Ministerstwa Finansów niesie ze sobą podwójne ryzyko dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim wydatku poniesionego w ten sposób nie możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – jeżeli to zrobisz, urząd skarbowy „wyrzuci” wydatek z kosztów.
Jednak znacznie bardziej dotkliwa jest solidarna odpowiedzialność przedsiębiorcy za zobowiązanie podatkowe VAT, które w związku z daną transakcją ciąży na kontrahencie. Innymi słowy – w sytuacji, kiedy firma, z którą handlujesz, nie zapłaci VAT od zakupu, będziesz to musiał zrobić Ty.
