Jak działa wirtualne biuro?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy przedsiębiorca musi mieć zarejestrowaną siedzibę swojej działalności. Nie musi być to jednak miejsce zamieszkania właściciela JDG. Zwłaszcza dla osób, które dopiero zaczynają przygodę z biznesem, wynajem biura w centrum Warszawy lub innego dużego miasta jest nieopłacalny (lub nawet nieosiągalny) z uwagi na zbyt wysokie koszty. Alternatywnym rozwiązaniem jest adres wirtualny.
Wirtualne biuro - oferowane usługi
Usługi wirtualnego biura polegają na zapewnieniu adresu rejestrowego na potrzeby założonej firmy.
Niekiedy również mogą dotyczyć świadczenia dodatkowych usług związanych z wynajmem, m.in.:
- pełnej obsługi korespondencji przychodzącej (np. odbieranie listów oraz przesyłanie skanów pism na wskazany adres mailowy);
- dostępu do sali konferencyjnej;
- doraźnej przestrzeni biurowej do spotkań z klientami;
- usług księgowych i rachunkowej;
- pomocy w rejestracji spółki i bieżącym prowadzeniu działalności.
Wirtualne biuro jest legalnym rozwiązaniem, z którego mogą korzystać zarówno osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, jak i spółki prawa handlowego.
Dlaczego korzystanie z wirtualnego biura się opłaca?
Outsourcing obsługi biurowej niesie ze sobą szereg korzyści.
Przede wszystkim wirtualne biuro to rozwiązanie pozwalające na oszczędność czasu i pieniędzy w stosunku do wynajmu tradycyjnego lokalu. Możliwość skorzystania z pomieszczeń na godziny sprawia, że przedsiębiorca pojawia się na miejscu wtedy, kiedy jest to potrzebne, bez konieczności ponoszenia comiesięcznych wydatków.
Obniżenie kosztów działalności jest szczególnie istotne na starcie, kiedy nie możesz jeszcze liczyć na odpowiednio wysokie i regularne wpływy gotówki.
Adres dla twojej firmy w prestiżowej lokalizacji doskonale prezentuje się w relacjach z kontrahentami. Rozpoznawalna siedziba może przyciągnąć klientów, dzięki czemu twoja firma zwiększy obroty.
Wirtualny adres to jednak nie tylko dane do rejestracji firmy, który zastępują adres domowy. Korzystanie z dostępnych możliwości, takich jak sekretariat czy obsługa korespondencji, znacząco ułatwia prowadzenia działalności. Daje też możliwość skalowalności biznesu. Większość biur oferuje zróżnicowane pakiety usług, dlatego korzystasz z nich w dokładnie takim wymiarze, jakiego aktualnie potrzebujesz.
Wady wirtualnego biura
Outsourcing obsługi biurowej to jednak nie tylko zalety. Jakie są wady takiego rozwiązania?
Jeszcze kilka lat temu biura wirtualne budziły nieufność urzędów skarbowych, które potrafiły odmówić nadania numeru NIP podatnikowi ze względu na brak zgłoszenia konkretnego lokalu oraz budynku, w którym będzie prowadzona działalność.
Obecnie za sprawą orzecznictwa sądów administracyjnych (wyrok NSA w sprawie o sygn. II FSK 3549/13) legalność omawianego rozwiązania nie budzi już wątpliwości. Należy jednak pamiętać, że urzędem skarbowym właściwym do rozliczenia podatku dochodowego i VAT jest ten położony według miejsca zamieszkania podatnika, a nie siedziby biura wirtualnego.
Trudność powoduje brak możliwości fizycznego spotkania się z klientem bez wcześniejszego umówienia wizyty. Pamiętaj, że biuro zapewnia przede wszystkim wirtualny adres, ale pozostałe usługi mają charakter dodatkowy i zwykle będziesz musiał za nie dodatkowo zapłacić.
Jak wybierać wirtualne biuro?
Znasz już zalety i wady biura wirtualnego. Jak wybrać rozwiązanie idealne dla siebie?
Warto zwrócić uwagę na kilka aspektów poszczególnych ofert. Przede wszystkim oceń lokalizację. Adres dla firmy w Warszawie wygląda bardziej prestiżowo niż wynajem adresu w Łodzi lub Katowicach. Uwzględnij jednak swoją indywidualną sytuację. Jeśli mieszkasz w województwie łódzkim, więcej korzyści może ci przynieść najem wirtualnego biura w stolicy województwa niż odległej Warszawie!
Siedziba firmy to jednak nie wszystko. Jeżeli zależy ci na kompleksowym wsparciu działalności, warto wybierać biuro, które świadczy usługi dodatkowe. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się o bieżącą obsługę korespondencji, księgowość i szereg innych kwestii, które spędzają sen z powiek początkującym przedsiębiorcom.
Nie bez znaczenia pozostaje też koszt usługi. Adres twojej firmy w samym centrum Warszawy, nawet jeżeli nie jest to biuro stacjonarne, najprawdopodobniej będzie kosztował więcej niż we Wrocławiu lub Poznaniu.
Przykłady wirtualnych biur w największych polskich miastach
Poniżej zebraliśmy dla ciebie przykłady wirtualnych biur z największych miast w Polsce:
- Warszawa – Biznes Spot, Biznes Hub, Tower Office;
- Wrocław – BLWCorp, Dolnośląskie Centrum Biznesu;
- Poznań – Regus, Biuro31;
- Szczecin – Immab, WBSzczecin;
- Katowice – XBiuro, WiBiuro.
Zwróć uwagę, że w ramach jednej usługi często możesz wybierać adres firmy w jednym z kilku miast. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś korzystał z kilku z nich równolegle.
Biuro wirtualne a tradycyjne. Porównanie kosztów i korzyści
Skoro biuro wirtualne pozwala zaoszczędzić na wydatkach związanych z działalnością, czy to oznacza, że lepiej zdecydować się na lokal stacjonarny, jeśli dysponujesz odpowiednimi funduszami? Poniżej znajdziesz porównanie biura wirtualnego i klasycznego.
Miesięczny koszt biura wirtualnego w zależności od zakresu usług i lokalizacji waha się od 30 do 200 zł. Jest to rozwiązanie oferujące przede wszystkim prestiżową lokalizację, a także dużą elastyczność. Z drugiej strony nie zapewnia ono przestrzeni do spotkań z klientami. Trzeba też pamiętać o składaniu deklaracji podatkowych do właściwego urzędu.
Na korzyść biura stacjonarnego przemawia lokal, w którym możesz przyjmować klientów lub kontrahentów. Zasadniczą wadą najmu powierzchni jest jego wysoki koszt. Czynsze lokali usługowych, zwłaszcza w dużych miastach, sięgają wielu tysięcy złotych.
Lokal przy ulicy Marszałkowskiej w Warszawie potrafi kosztować miesięcznie nawet 10 tys. złotych i więcej. Dodatkowo musisz na własną rękę zadbać o czystość pomieszczeń oraz zapewnić profesjonalną obsługę sekretariatu.
Wirtualne biuro jako wsparcie dla osób prowadzących działalność gospodarczą
Wirtualny adres to atrakcyjne rozwiązanie dla firm, które nie potrzebują na co dzień przestrzeni biznesowej. Doskonale sprawdzą się w przypadku freelancerów lub osób prowadzących działalność gospodarczą online, np. sklepów internetowych.
Elastyczność świadczonych usług oraz niskie koszty sprawiają, że są dostępne nawet dla początkujących przedsiębiorców. Z kolei tradycyjne biura pomimo wysokich kosztów gwarantują komfort, jeżeli chodzi o pracę zespołu i obsługę interesantów. Ostatecznie jednak rozwiązanie powinno być dopasowane do twoich indywidualnych potrzeb i oczekiwań.
