RankingKont - logo serwisu
ikona kalendarza
28/08/2023

Czym jest wirtualne biuro? Jak wybrać wirtualny adres dla swojej działalności?

Prestiżowy adres dla firmy to marzenie wielu przedsiębiorców. Atrakcyjna lokalizacja przyciąga klientów i zwiększa wiarygodność prowadzonej działalności gospodarczej. Niestety wynajem biura dla swojej firmy w centrum dużego miasta pociąga za sobą bardzo wysokie koszty. Dobrym rozwiązaniem może okazać się biuro wirtualne. Na czym polega to rozwiązanie?
ikona - strzałka w doł
Ciąg dalszy artykułu znajdziesz pod reklamą
kategorie miniaturka
baner prezentujący zimową ofertę Millennium Banku z możliwością zyskania 500 zł w promocji - wersja na urządzeniea stacjonarne
baner prezentujący zimową ofertę Millennium Banku z możliwością zyskania 500 zł w promocji - wersja mobilna
obrazek przedstawia kobietę, która korzysta ze swojego laptopa w wirtualnym biurze, co symbolizuje temat artykułu
ikona - podsumowanie
Najważniejsze Informacje:
  • Wirtualne biuro to usługa polegająca na wynajmie adresu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Często można ją wykupić w pakiecie np. z księgowością, obsługą korespondencji czy pomocą w założeniu spółki.
  • Do głównych zalet biura wirtualnego należy zapewnienie adresu w prestiżowej lokalizacji oraz niskie koszty usługi.
  • Z biur wirtualnych korzystają przede wszystkim firmy, które nie potrzebują na co dzień przestrzeni biurowej.

Jak działa wirtualne biuro?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy przedsiębiorca musi mieć zarejestrowaną siedzibę swojej działalności. Nie musi być to jednak miejsce zamieszkania właściciela JDG. Zwłaszcza dla osób, które dopiero zaczynają przygodę z biznesem, wynajem biura w centrum Warszawy lub innego dużego miasta jest nieopłacalny (lub nawet nieosiągalny) z uwagi na zbyt wysokie koszty. Alternatywnym rozwiązaniem jest adres wirtualny.

ikona symbolizuje promocje dostępne w bankach

Wirtualne biuro - oferowane usługi

Usługi wirtualnego biura polegają na zapewnieniu adresu rejestrowego na potrzeby założonej firmy.

Niekiedy również mogą dotyczyć świadczenia dodatkowych usług związanych z wynajmem, m.in.:

  • pełnej obsługi korespondencji przychodzącej (np. odbieranie listów oraz przesyłanie skanów pism na wskazany adres mailowy);
  • dostępu do sali konferencyjnej;
  • doraźnej przestrzeni biurowej do spotkań z klientami;
  • usług księgowych i rachunkowej;
  • pomocy w rejestracji spółki i bieżącym prowadzeniu działalności.

Wirtualne biuro jest legalnym rozwiązaniem, z którego mogą korzystać zarówno osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, jak i spółki prawa handlowego.

Dlaczego korzystanie z wirtualnego biura się opłaca?

Outsourcing obsługi biurowej niesie ze sobą szereg korzyści.

ikona - nowoczesny nagłówek

Przede wszystkim wirtualne biuro to rozwiązanie pozwalające na oszczędność czasu i pieniędzy w stosunku do wynajmu tradycyjnego lokalu. Możliwość skorzystania z pomieszczeń na godziny sprawia, że przedsiębiorca pojawia się na miejscu wtedy, kiedy jest to potrzebne, bez konieczności ponoszenia comiesięcznych wydatków.

Obniżenie kosztów działalności jest szczególnie istotne na starcie, kiedy nie możesz jeszcze liczyć na odpowiednio wysokie i regularne wpływy gotówki.

ikona - nowoczesny nagłówek

Adres dla twojej firmy w prestiżowej lokalizacji doskonale prezentuje się w relacjach z kontrahentami. Rozpoznawalna siedziba może przyciągnąć klientów, dzięki czemu twoja firma zwiększy obroty.

ikona - nowoczesny nagłówek

Wirtualny adres to jednak nie tylko dane do rejestracji firmy, który zastępują adres domowy. Korzystanie z dostępnych możliwości, takich jak sekretariat czy obsługa korespondencji, znacząco ułatwia prowadzenia działalności. Daje też możliwość skalowalności biznesu. Większość biur oferuje zróżnicowane pakiety usług, dlatego korzystasz z nich w dokładnie takim wymiarze, jakiego aktualnie potrzebujesz.

Wady wirtualnego biura

Outsourcing obsługi biurowej to jednak nie tylko zalety. Jakie są wady takiego rozwiązania?

Jeszcze kilka lat temu biura wirtualne budziły nieufność urzędów skarbowych, które potrafiły odmówić nadania numeru NIP podatnikowi ze względu na brak zgłoszenia konkretnego lokalu oraz budynku, w którym będzie prowadzona działalność.

przykład ikona

Obecnie za sprawą orzecznictwa sądów administracyjnych (wyrok NSA w sprawie o sygn. II FSK 3549/13) legalność omawianego rozwiązania nie budzi już wątpliwości. Należy jednak pamiętać, że urzędem skarbowym właściwym do rozliczenia podatku dochodowego i VAT jest ten położony według miejsca zamieszkania podatnika, a nie siedziby biura wirtualnego.

Trudność powoduje brak możliwości fizycznego spotkania się z klientem bez wcześniejszego umówienia wizyty. Pamiętaj, że biuro zapewnia przede wszystkim wirtualny adres, ale pozostałe usługi mają charakter dodatkowy i zwykle będziesz musiał za nie dodatkowo zapłacić.

Jak wybierać wirtualne biuro?

Znasz już zalety i wady biura wirtualnego. Jak wybrać rozwiązanie idealne dla siebie?

Warto zwrócić uwagę na kilka aspektów poszczególnych ofert. Przede wszystkim oceń lokalizację. Adres dla firmy w Warszawie wygląda bardziej prestiżowo niż wynajem adresu w Łodzi lub Katowicach. Uwzględnij jednak swoją indywidualną sytuację. Jeśli mieszkasz w województwie łódzkim, więcej korzyści może ci przynieść najem wirtualnego biura w stolicy województwa niż odległej Warszawie!

Siedziba firmy to jednak nie wszystko. Jeżeli zależy ci na kompleksowym wsparciu działalności, warto wybierać biuro, które świadczy usługi dodatkowe. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się o bieżącą obsługę korespondencji, księgowość i szereg innych kwestii, które spędzają sen z powiek początkującym przedsiębiorcom.

Nie bez znaczenia pozostaje też koszt usługi. Adres twojej firmy w samym centrum Warszawy, nawet jeżeli nie jest to biuro stacjonarne, najprawdopodobniej będzie kosztował więcej niż we Wrocławiu lub Poznaniu.

Przykłady wirtualnych biur w największych polskich miastach

Poniżej zebraliśmy dla ciebie przykłady wirtualnych biur z największych miast w Polsce:

  • Warszawa – Biznes Spot, Biznes Hub, Tower Office;
  • Wrocław – BLWCorp, Dolnośląskie Centrum Biznesu;
  • Poznań – Regus, Biuro31;
  • Szczecin – Immab, WBSzczecin;
  • Katowice – XBiuro, WiBiuro.

Zwróć uwagę, że w ramach jednej usługi często możesz wybierać adres firmy w jednym z kilku miast. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś korzystał z kilku z nich równolegle.

Biuro wirtualne a tradycyjne. Porównanie kosztów i korzyści

Skoro biuro wirtualne pozwala zaoszczędzić na wydatkach związanych z działalnością, czy to oznacza, że lepiej zdecydować się na lokal stacjonarny, jeśli dysponujesz odpowiednimi funduszami? Poniżej znajdziesz porównanie biura wirtualnego i klasycznego.

Miesięczny koszt biura wirtualnego w zależności od zakresu usług i lokalizacji waha się od 30 do 200 zł. Jest to rozwiązanie oferujące przede wszystkim prestiżową lokalizację, a także dużą elastyczność. Z drugiej strony nie zapewnia ono przestrzeni do spotkań z klientami. Trzeba też pamiętać o składaniu deklaracji podatkowych do właściwego urzędu.

Na korzyść biura stacjonarnego przemawia lokal, w którym możesz przyjmować klientów lub kontrahentów. Zasadniczą wadą najmu powierzchni jest jego wysoki koszt. Czynsze lokali usługowych, zwłaszcza w dużych miastach, sięgają wielu tysięcy złotych.

Lokal przy ulicy Marszałkowskiej w Warszawie potrafi kosztować miesięcznie nawet 10 tys. złotych i więcej. Dodatkowo musisz na własną rękę zadbać o czystość pomieszczeń oraz zapewnić profesjonalną obsługę sekretariatu.

Wirtualne biuro jako wsparcie dla osób prowadzących działalność gospodarczą

Wirtualny adres to atrakcyjne rozwiązanie dla firm, które nie potrzebują na co dzień przestrzeni biznesowej. Doskonale sprawdzą się w przypadku freelancerów lub osób prowadzących działalność gospodarczą online, np. sklepów internetowych.

Elastyczność świadczonych usług oraz niskie koszty sprawiają, że są dostępne nawet dla początkujących przedsiębiorców. Z kolei tradycyjne biura pomimo wysokich kosztów gwarantują komfort, jeżeli chodzi o pracę zespołu i obsługę interesantów. Ostatecznie jednak rozwiązanie powinno być dopasowane do twoich indywidualnych potrzeb i oczekiwań.

Ocena Artykulu

Twoja opinia

Pomóż nam tworzyć lepsze materiały. Zostaw opinię, a my udoskonalimy serwis.


O temacie opowiedział:
Maciej Szukała - autor w serwisie Rankingkont.pl
Maciej Szukała
Jestem copywriterem specjalizującym się w tworzeniu treści o tematyce prawniczej, biznesowej i ekonomicznej. Z wykształcenia jestem prawnikiem z uprawnieniami radcy prawnego.
Dalsza lektura:
zdjęcie przedstawia przedsiębiorcę, który obserwuje tabilcę z zapisanymi notatkami, co symbolizuje temat artykułu

Biznesplan od A do Z. Jak go przygotować i uzupełnić?

PRZECZYTAJ → 
artykuł o zmianie konta firmowego - obrazek

Jak przeprowadzić zmianę numeru konta firmowego i kiedy jest to konieczne?

PRZECZYTAJ → 
obrazek przedstawia osobę, korzystającą z laptopa, co symbolizuje usługi elektroniczne w biznesie

Usługi elektroniczne w administracji publicznej. Jaka jest ich rola w biznesie?

PRZECZYTAJ → 
Wyszukiwarka
cross linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram