Usługi elektroniczne w administracji publicznej. Jaka jest ich rola w biznesie?

Usługi elektroniczne (e-usługi) są świadczone z wykorzystaniem sieci telekomunikacyjnej, np. internetu. Jest to proces zautomatyzowany i w znacznej mierze nie wymaga kontaktu z doradcami czy konsultantami. Systemy wykorzystują określone dane wprowadzone przez usługobiorcę, a następnie na ich podstawie generują określone informacje zwrotne lub wprowadzają zmiany w funkcjonujących rejestrach. 

Aby móc zacząć korzystać z e-usług administracji publicznej, wystarczy mieć dostęp do internetu oraz dysponować profilem zaufanym w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Więcej informacji na temat usług elektronicznych znajdziesz na stronie obywatel.gov.pl. Warto regularnie zaglądać na tę stronę, ponieważ Ministerstwo Cyfryzacji regularnie poszerza wachlarz dostępnych rozwiązań.

Realizacja wybranych usług z wykorzystaniem sieci ma szczególne znaczenie dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić wiele czasu i skupić się na prowadzeniu swojej firmy. Jakie informacje istotne dla biznesu możesz uzyskać przez internet?

Platforma prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia generowanie oraz przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych (np. ZUS ZUA) oraz rozliczeniowych (np. ZUS DRA). Za jej pośrednictwem złożysz też wniosek lub pismo w sprawie oraz umówisz się na e-wizytę.

Konto przedsiębiorcy pozwala na załatwienie wielu formalności związanych z firmą wpisaną do CEIDG. W ten sposób możesz:

• zarejestrować działalność gospodarczą;
• zmienić dane wpisanej firmy;
• zawiesić, wznowić lub zamknąć działalność;
• zgłosić pełnomocnika lub prokurenta;
• sprawdzić status złożonych wniosków.

E-usługi dostępne są także dla osób prowadzących spółki. Możesz np. złożyć dokumenty rejestracyjne przez Platformę Rejestrów Sądowych lub wystąpić o wyciąg albo zaświadczenie z Krajowego Rejestru Sądowego.

Przydatnym rozwiązaniem dla firm jest też e-portal podatkowy. Umożliwia on złożenie deklaracji do właściwego urzędu skarbowego w zakresie takich świadczeń publicznoprawnych jak podatek dochodowy, VAT, akcyza czy podatek od czynności cywilnoprawnych.

Korzystanie z usług elektronicznych ma dla przedsiębiorcy sporo zalet – np. zmniejszenie czasu potrzebnego na składanie wniosków czy możliwość załatwienia sprawy poza godzinami pracy urzędów.

Zasadniczą korzyścią płynącą z e-usług jest oszczędność czasu oraz możliwość dostępu do serwisów przez całą dobę. Właściwy wniosek złożysz, nie wychodząc z domu, bez konieczności czekania w kolejkach czy wielokrotnych wizyt w celu uzupełnienia dokumentacji.

Dostęp do informacji przez całą dobę oznacza, że możesz z nich korzystać również poza godzinami pracy danej placówki, w tym w dni wolne. Wielu przedsiębiorców pracuje przez siedem dni w tygodniu, dlatego dostęp do aktualnych danych jest dla nich niezwykle istotny.

Usługi generowane automatycznie przez komputer i przesyłane bezpośrednio wnioskodawcy pozwalają uzyskać informacje znacznie szybciej, bez potrzeby oczekiwania, aż urzędnik zapozna się z twoim wnioskiem i przygotuje odpowiedź. W ten sposób można skrócić czas realizacji np. założenia działalności gospodarczej do minimum.

Wykorzystanie technologii komunikacyjnej do realizacji różnego rodzaju procesów to nie tylko korzyści dla przedsiębiorcy, ale również możliwe zagrożenia i ryzyko. Na które z nich powinieneś zwrócić szczególną uwagę?

Warto pamiętać, że usługodawca odpowiada wyłącznie za aspekty telekomunikacyjne, czyli sprawnie działający serwer oraz funkcjonalność witryny. Nie ponosi jednak odpowiedzialności za błędy i problemy związane z korzystaniem z usługi, jeżeli za ich wygenerowanie odpowiedzialny jest sam użytkownik. W szczególności dotyczy to korzystania ze sprzętu zainfekowanego złośliwym oprogramowaniem i wynikających z tego utraty lub zniekształcenia danych wejściowych albo wyjściowych.

Istotnym problemem jest też kompatybilność. Zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną każdy usługodawca musi ujawnić wymagania sprzętowe niezbędne do sprawnego korzystania z danego serwisu lub aplikacji. Upewnij się, że twój komputer je spełnia.

Usługi elektroniczne nie zawsze sprawdzą się w przypadku biznesów, które od lat prowadzone są w sposób „klasyczny”, bez dostępu do nowoczesnych technologii. Niewielki sklep osiedlowy, jednoosobowa firma zajmująca się pracami remontowymi czy zakład fryzjerski zazwyczaj doskonale funkcjonują bez e-administracji, ponieważ potrzeby przedsiębiorców w takim zakresie są bardzo niewielkie.

Usługi i produkty w formie cyfrowej wymagają też przyswojenia nowej wiedzy, a niekiedy również opanowania zasad funkcjonowania nowego oprogramowania. Dla przedsiębiorców, którzy swoje kariery w biznesie zaczynali jeszcze przed transformacją ustrojową, może okazać się to dużym wyzwaniem.

Wybierając dostawcę usług świadczonych z wykorzystaniem internetu, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, które pozwolą zminimalizować ryzyko strat biznesowych.

• Przed skorzystaniem z platformy upewnij się, czy znajdziesz na niej to, czego potrzebujesz. W przypadku usług administracji publicznej kluczowe informacje znajdziesz na stronie głównej witryny. Nie musisz też korzystać ze wszystkich dostępnych możliwości cyfrowych. Może się okazać, że część spraw szybciej i prościej załatwisz osobiście.
• Zwracaj uwagę na wiarygodność dostawcy usługi. O ile w przypadku rządowych programów i platform bezpieczeństwo cyfrowe jest w zasadzie gwarantowane, to jeżeli chodzi o prywatnych dostawców nigdy nie możesz mieć tej pewności.
• Postaraj się znaleźć informacje dotyczące poziomu zabezpieczeń kryptograficznych i stosowanych technologii uniemożliwiających dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Dobrym przykładem oprogramowania prywatnego do realizacji zadań publicznych jest program e-PIT rekomendowany przez Ministerstwo Finansów.

E-usługi wspierają działanie firm na wiele sposobów. Pozwalają oszczędzić czas, a także upraszczają i przyspieszają wiele czynności, które można wykonać bez wychodzenia z domu.

Obecnie przedsiębiorca, który chce korzystać z nowych technologii, ma szerokie pole manewru i łatwo może dobrać zakres wsparcia cyfrowego do swoich potrzeb. Przed wyborem dostawcy usług należy jednak starannie zweryfikować jego wiarygodność.