Czym jest biała lista podatników VAT i dlaczego warto ją sprawdzać?

Co to jest biała lista podatników VAT?

Definicja Białej listy

Biała lista to rejestr prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b Ustawy o podatku od towarów i usług. Funkcjonuje ona od września 2019 r. i zastąpiła działające wcześniej rozproszone rejestry podatników VAT. Nowa baza dostępna jest w wersji elektronicznej i zawiera informacje o podmiotach:

w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona

Dlaczego warto korzystać z białej listy?

Biała lista podatników VAT stanowi narzędzie, które pozwala szybko i wygodnie ustalić:

czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT;
dlaczego firma została wykreślona z rejestru podatników VAT lub odmówiono jej rejestracji w tym zakresie;
czy podmiot został faktycznie przywrócony do rejestru podatników VAT.

Dzięki białej liście możesz też potwierdzić, czy podany przez kontrahenta numer rachunku bankowego zgadza się z numerem widniejącym w rejestrze. Wszystkie rachunki wpisane do rejestru są pobierane z baz danych Krajowej Administracji Skarbowej po wcześniejszym potwierdzeniu zgodności danych w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej (STIR). Dostęp do białej listy podatników VAT możesz uzyskać za pośrednictwem wyszukiwarki dostępnej na stronie podatki.gov.pl.

Jakie informacje trafiają na białą listę?

Do rejestru podatników VAT trafiają informacje, o których mowa w art. 96b ust. 3 Ustawy o VAT. Najważniejsze z nich to:

Informacje na białej liście

imię i nazwisko lub nazwa podmiotu;
numer VAT oraz REGON, jeśli zostały nadane;
status podmiotu (względem którego nie dokonano rejestracji, wykreślnego, czynnego lub zwolnionego);
numer identyfikacyjny KRS, jeśli został nadany (np. dla spółek prawa handlowego);
adres siedziby oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej;
osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu;
numery rachunków rozliczeniowych;
data rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia wraz ze wskazaniem podstawy prawnej zmiany statusu.

Wiele z tych informacji znajdziesz również w innych rejestrach (np. na wydruku z systemu KRS). Biała lista podatników VAT pozwala jednak pozyskać kompleksowe dane o podmiocie prowadzącym działalność gospodarczą bez potrzeby analizowania kilku źródeł.

Jak wpisać się na listę podatników VAT?

Aby znaleźć się w rejestrze, nie musisz podejmować żadnych dodatkowych czynności ani wysyłać zgłoszenia. Rejestr jest aktualizowany automatycznie raz dziennie w każdym dniu roboczym i pobiera niezbędne informacje z urzędowych baz danych. Aktualizacja następuje między godziną 22:00 a 00:00.

Jeśli dane na liście nie są poprawne, zawsze masz prawo wystąpić do Szefa KAS o ich sprostowanie.

Jak korzystać z wyszukiwarki podatników VAT?

Białą listę możesz przeszukiwać, stosując jeden z kilku udostępnionych filtrów – numeru NIP lub REGON, numeru rachunku bankowego albo nazwy firmy (w przypadku przedsiębiorcy indywidualnego będzie to imię i nazwisko).

Do każdego wyszukiwania przypisany jest indywidualny identyfikator oraz data, na którą ustalane są dane z rejestrów. Wyniki z bazy danych możesz wydrukować, aby w razie potrzeby móc wyjaśnić wątpliwości w urzędzie skarbowym lub bezpośrednio z kontrahentem. Identyfikator zapytania, tzw. RequestID, może być też przechowywany na dysku bez drukowania pliku.

Czym są rachunki rozliczeniowe na białej liście?

Wyjaśnienie czym są rachunki rozliczeniowe

Rachunki rozliczeniowe to numery firmowych kont bankowych zgłoszonych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Są one wpisywane na białą listę wyłącznie dla dwóch grup podatników:

zarejestrowanych czynnych podatników VAT;
czynnych podatników VAT przywróconych do rejestru.

Kiedy numer rachunku rozliczeniowego nie jest dostępny

Dane przedsiębiorcy będą widoczne w rejestrze, ale bez numeru rachunku rozliczeniowego, jeśli:

obroty firmy nie są na tyle duże, aby uzasadniać obligatoryjny wpis do rejestru podatników VAT (wartość sprzedaży opodatkowanej musi wynosić minimum 200 tys. zł);
firmie odmówiono rejestracji jako podatnik VAT z obiektywnych przyczyn (np. podane dane przedsiębiorcy są niezgodne z prawdą, podmiot nie istnieje, wobec podmiotu orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej);
firma została wykreślona na podstawie decyzji podjętej z urzędu.

W zakresie ostatniej przesłanki warto wskazać, że Ustawa o VAT rozróżnia dwie grupy sytuacji, w których firma może być wykreślona przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru podatników z urzędu.

Pierwsza grupa przypadków dotyczy sytuacji obiektywnych. Druga to niewywiązywanie się podatnika z obowiązków sprawozdawczych. Można do nich zaliczyć m.in. składanie zerowych plików JPK-VAT przez kolejne 6 miesięcy, zawieszenie działalności na co najmniej 6 kolejnych miesięcy lub wystawianie faktur albo faktur korygujących na fikcyjne czynności.

Pamiętaj, że jeśli zmieniłeś swój rachunek firmowy, urząd skarbowy nie dowie się o tym sam. Zmianę powinieneś zgłosić w ciągu 7 dni, korzystając z formularza NIP-8 (dla podmiotów wpisanych do KRS), NIP-2 (dla spółek cywilnych) lub za pośrednictwem CEIDG (dla przedsiębiorców indywidualnych). W tym ostatnim przypadku dane zostaną automatycznie przekazane do ZUS-u oraz urzędu skarbowego.

Zwróć uwagę, że na białej liście podatników VAT nigdy nie pojawi się numer rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (ROR), czyli tego, z którego korzystasz do rozliczania bieżących wydatków jako osoba fizyczna. Choć indywidualni przedsiębiorcy nie mają formalnego obowiązku zakładania konta firmowego, jeśli chcą rejestrować się jako podatnicy VAT, w praktyce będzie to konieczne. Inaczej kontrahenci nie będą w stanie sprawdzić, czy dana firma jest rzeczywiście wiarygodna.

Co grozi przedsiębiorcy za korzystanie z rachunków spoza białej listy?

Korzystanie przez podatników VAT z rachunków innych niż pojawiające się na białej liście obwarowane jest surowymi sankcjami.

Jakie są sankcje za korzystanie z rachunków spoza białej listy?

Przede wszystkim firma traci możliwość rozliczenia jako koszt uzyskania przychodu wydatków, które były realizowane z takiego „zewnętrznego” rachunku, jeśli transakcja między przedsiębiorcami opiewała na kwotę 15 tys. zł brutto lub wyższą. Decyduje tu sumaryczna wartość transakcji wskazana na umowie lub fakturze bez względu na faktyczną liczbę przelewów.

Znacznie bardziej dotkliwa może okazać się solidarna odpowiedzialność za zobowiązanie podatkowe. Zgodnie z art. 117ba Ordynacji podatkowej podatnik, który dokonuje transakcji na kwotę przekraczającą 15 tys. zł i przelewa pieniądze na rachunek spoza białej listy podatników VAT, ponosi odpowiedzialność solidarną wraz z kontrahentem za zapłatę przez niego należności podatkowych. Innymi słowy, jeśli kontrahent nie zapłaci podatku, będzie to musiał zrobić nabywca towaru usługi – to urząd skarbowy wybierze, od kogo będzie egzekwował należność.

Odpowiedzialność za nieuregulowane zobowiązanie podatkowe nie dotyczy wszystkich należności kontrahenta, a jedynie tych, które wynikałyby z danej transakcji.

Przepisy przewidują możliwość uniknięcia sankcji za błędnie skierowany przelew. Przedsiębiorca, który omyłkowo wykorzystał rachunek spoza białej listy podatników VAT, musi w terminie 7 dni od transakcji powiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby sprzedawcy towaru lub usługi. Zawiadomienie powinno zawierać:

dane podatnika (numer identyfikacyjny, nazwę, adres);
dane wystawcy faktury (numer identyfikacyjny, nazwę i adres);
numer rachunku, na który zlecono płatność;
wysokość należności i dzień zlecenia przelewu.

Biała lista podatników VAT. Pytania i odpowiedzi

Dlaczego, pomimo aktualizacji numeru rachunku, zmiany w bazie pojawiają się dopiero po kilku dniach?

Choć dane w wykazie pojawiają się następnego dnia, opóźnienie może wynikać z czasu niezbędnego na rozpatrzenie zgłoszenia aktualizacyjnego. Urzędy skarbowe mają na to 3 dni od dnia wpływu. Jeśli złożysz np. formularz NIP-2 w poniedziałek, nowy numer rachunku na białej liście może pojawić się dopiero w czwartek. Dlatego dla pewności upewniaj się u swoich kontrahentów przed ważną transakcją, czy w ciągu kilku ostatnich dni nie zgłaszali zmiany numeru konta bankowego.

Chcę zgłosić błędne dane. Gdzie mogę to zrobić?

To zależy od rodzaju wadliwości. Informacje dotyczące rejestrów CEIDG lub KRS zgłaszasz za pośrednictwem tych platform. W banku należy wykazać błędną kwalifikację rachunku, uznanie rachunku firmowego za osobisty i odwrotnie, a także zgłoszenie go lub niezgłoszenie do bazy STIR. Pozostałe błędy dotyczące białej listy podatników VAT powinny być zgłoszone na adres e-mailowy urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podatnika albo specjalnie w tym celu założonej skrzynki podatkowej: wykazpodatnikow@mf.gov.pl.

Chcę wystawić fakturę dla kontrahenta, ale nie ma go na białej liście. Jak mogę to sprawdzić?

W pierwszej kolejności upewnij się, czy dany podmiot nie korzysta z podmiotowego albo przedmiotowego zwolnienia z podatku VAT. Do pierwszej grupy zalicza się podatników, których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 tys. zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Zwolnienia przedmiotowe zostały wymienione w art. 43 ustawy o VAT i zalicza się do nich m.in.:

dostawę złota dla NBP;
dostawę terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane;
usługę zarządzania m.in. funduszami inwestycyjnymi, portfelami inwestycyjnymi, ubezpieczeniowymi funduszami kapitałowymi, OFE oraz PPE.

Jeśli nadal jesteś przekonany, że Twój klient powinien znajdować się na białej liście podatników VAT, możesz wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego z pytaniem, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy został z tego obowiązku zwolniony.

Co to znaczy, że podatnik VAT został przywrócony jako podatnik VAT?

Ustawa o VAT przewiduje kilka sytuacji przywrócenia statusu podatnika VAT. Przede wszystkim dotyczy to sytuacji, kiedy podatnik udowodni przed urzędem skarbowym, że prowadzi działalność opodatkowaną VAT i złoży niezbędne deklaracje. Inne przypadki dotyczą:

omyłkowego wystawienia faktury lub faktury korygującej;
wykazania, że działalność podatnika, któremu odebrano status podatnika VAT, nie zmierza do wyłudzenia finansowego;
wykazania, że brak sprzedaży w deklaracjach podatkowych jest związany ze specyfiką prowadzonej działalności i nie wynika z faktu jej zaprzestania.

Czy korzystanie z białej listy podatników VAT jest obowiązkowe?

Nie, korzystanie z białej listy nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, ale o zaniechaniu tej czynności decyduje on na własne ryzyko. Poza brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu powstaje ryzyko odpowiedzialności solidarnej za nieuregulowane zobowiązanie podatkowe z danej faktury. W razie wszczęcia postępowania kontrolnego organ podatkowy wykorzysta również zaniechanie jako okoliczność obciążającą podmiot i przejaw braku należytej staranności.

Biała lista podatników to narzędzie, które służy do weryfikacji kontrahenta. Korzystanie z niego jest w pełni darmowe i proste, dlatego zdecydowanie warto wdrożyć sprawdzanie bazy danych jako część swojej rutyny biznesowej.

Przedsiębiorca