ranking kont - logo serwisu

Co można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?

ikona kalendarza
11/07/2023
Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba liczyć się z różnymi wydatkami, które są niezbędne do utrzymania biznesu. Są to koszty uzyskania przychodu. Zarządzając nimi umiejętnie, możesz obniżyć kwotę podatku do zapłaty przy jednoczesnym rozwoju działalności. Przeczytaj, czym są koszty uzyskania przychodu.
obrazek przedstawia przedsiębiorcę, który dokonuje obliczeń, co symbolizuje wyliczenia kosztów uzyskania przychodu
ikona - podsumowanie
Najważniejsze Informacje:
  • Prowadzenie działalności gospodarczej generuje koszty związane z utrzymaniem i rozwojem biznesu. Dotyczy to zarówno podatników PIT, jak i tych, którzy płacą CIT.
  • Poprzez „wrzucanie w koszty” rozumie się obniżenie przychodu o koszt jego uzyskania. Dzięki temu maleje wartość dochodu, a co za tym idzie, podatku do zapłaty.
  • Obowiązujące przepisy określają, które wydatki mogą, a które nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Podatnik musi jednak pamiętać o ich właściwym udokumentowaniu na wypadek kontroli podatkowej.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez których utrzymanie i rozwój biznesu nie byłyby możliwe. Typowym kosztem jest np. rachunek za prąd, wyposażenie biura czy zakup sprzętu IT.

Jedne branże muszą liczyć się z wyższymi kosztami niż inne. Warto o tym pamiętać, planując swój pomysł na biznes. Gdy zakładasz warsztat samochodowy, potrzebujesz lokalu, maszyn i części zapasowych. Rejestrując w domu małą kancelarię prawną, na początku możesz ograniczyć się do służbowego telefonu i jednego z Systemów Informacji Prawnej.

przykład ikona

Warto wiedzieć

Kategoria kosztów uzyskania przychodu pojawia się w obu podatkach dochodowych (PIT oraz CIT). W zasadzie nie ma więc znaczenia, na jaką formę organizacyjno-prawną działalności się zdecydujesz. Jedynym wyjątkiem jest wybór ryczałtu jako formy opodatkowania. W tym modelu podatek jest płacony od przychodu, a nie dochodu, i w ogóle nie uwzględnia kategorii kosztów uzyskania przychodu.

Jaki jest sens wprowadzenia w przepisach kosztów uzyskania przychodu? Ustawodawca wychodzi z założenia, że nie będzie obciążał podatkiem tych wydatków, które nie stanowią zysku przedsiębiorcy, a są ponoszone jedynie w celu utrzymania biznesu. Oczywiście firma nadal musi wydać pieniądze na dany produkt lub usługę, aby móc ją odliczyć.

Co może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Definicja kosztów uzyskania przychodu (KUP) znalazła się w art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W obu przypadkach wygląda ona podobnie.

Zgodnie z definicją legalną kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

ikona - strzałka

Aby wydatek mógł zostać uznany za KUP, muszą zostać dodatkowo spełnione łącznie następujące przesłanki:

  • koszt obciążył majątek podatnika – nie możesz rozliczyć np. wydatku na benzynę, który pokrył ktoś inny;
  • koszt ma charakter definitywny – nie stanowi KUP wydatek, który został zwrócony w ramach ulgi, dotacji lub subwencji (np. montaż fotowoltaiki za pieniądze z programu Mój Prąd 5.0);
  • wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą podatnika – nie musi być to związek bardzo ścisły, ale w razie kontroli podatkowej należy go wykazać;
  • wydatek został należycie udokumentowany – najlepiej poprosić w tym celu sprzedawcę o wystawienie faktury.

Obok faktur poniesione koszty można dokumentować np. za pomocą formularzy celnych, rachunków oraz innych dowodów księgowych, które uwiarygadniają transakcję.

przykład ikona

Zapamiętaj

Nie wszystkie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodów. Ustawy o podatkach dochodowych zawierają wyłączenia, z którymi warto się zapoznać, aby niepotrzebnie nie dokonać zakupu, którego nie będzie można rozliczyć jako KUP.

Koszty uzyskania przychodu są pojęciem bardzo szerokim i nie jest możliwe wskazanie ich pełnego zakresu. Każdorazowo określa je profil działalności podatnika. W razie wątpliwości organów podatkowych to jednak na podatniku spoczywa ciężar wykazania, że dany wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą. Jeżeli organ podatkowy dojdzie do wniosku, że dany wydatek nie stanowi kosztu, może „wyrzucić” fakturę z kosztów i podnieść podstawę opodatkowania.

W praktyce do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć np. wydatki związane z wyposażeniem i utrzymaniem biura, pensje wypłacane pracownikom, wydatki na reklamę, usługi prawne lub księgowe, szkolenia dla personelu, leasing samochodu osobowego i jego ubezpieczenie czy opłaty związane z prowadzeniem konta bankowego.

Co nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu?

Choć może się wydawać, że pojęcie kosztów uzyskania przychodów to przysłowiowy worek bez dna, w rzeczywistości nie brakuje orzeczeń sądowych oraz interpretacji indywidualnych, które wyłączają z pojęcia KUP określone wydatki.

Jeżeli dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością gospodarczą, rozważ skorzystanie z pomocy księgowego lub kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie podatkowym. W ramach usługi (której cenę wrzucisz w koszty) specjaliści pomogą ci właściwie zakwalifikować wydatki firmowe.

ikona - zakaz

Do typowych wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zalicza się m.in.:

  • wydatki na reprezentację (np. usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów);
  • odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty podatków oraz pożyczek i kredytów;
  • odpisy amortyzacyjne powyżej określonej wysokości w przypadku samochodów osobowych;
  • nieterminowo zapłacone składki na ZUS.

Co daje wrzucenie wydatku w koszty?

Wydatek poniesiony w związku z prowadzonym biznesem może zostać odliczony od całości przychodu firmy. W rezultacie maleje dochód (jego wartość to właśnie przychód pomniejszony o koszty). Im niższy dochód, tym mniejsze zobowiązanie podatkowe.

Każdy przedsiębiorca musi samodzielnie podjąć decyzję, czy opłaca mu się generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu. Wysokie KUP to oczywiście niższe zobowiązanie podatkowe, ale także konieczność poniesienia dużych wydatków w związku z prowadzoną działalnością. Jeżeli liczysz się z bardzo niskimi wydatkami na działalność, rozważ ryczałt. Wprawdzie nie występują w nim koszty, ale stawki podatki są niższe niż np. w modelu liniowym.

Ocena Artykulu

Twoja opinia

Pomóż nam tworzyć lepsze materiały. Zostaw opinię, a my udoskonalimy serwis.


O temacie opowiedział:
Maciej Szukała - autor w serwisie Rankingkont.pl
Maciej Szukała
Jestem copywriterem specjalizującym się w tworzeniu treści o tematyce prawniczej, biznesowej i ekonomicznej. Z wykształcenia jestem prawnikiem z uprawnieniami radcy prawnego.
Dalsza lektura:
co potrzebne do założenia konta firmowego

Jak założyć konto firmowe w banku? Co jest potrzebne do założenia rachunku?

PRZECZYTAJ → 
kiedy warto założyć konto firmowe? obrazek artykułu

Kiedy założenie konta firmowego ma sens i jak to zrobić?

PRZECZYTAJ → 
obrazek budynku z plakietką informującą o tym, że lokal jest zamknięty, co symbolizuje przedsiębiorce, który zamkyka działalność gospodarczą

Zamknięcie działalności gospodarczej - o czym należy pamiętać?

PRZECZYTAJ → 
Wyszukiwarka
cross linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram