Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez których utrzymanie i rozwój biznesu nie byłyby możliwe. Typowym kosztem jest np. rachunek za prąd, wyposażenie biura czy zakup sprzętu IT.
Jedne branże muszą liczyć się z wyższymi kosztami niż inne. Warto o tym pamiętać, planując swój pomysł na biznes. Gdy zakładasz warsztat samochodowy, potrzebujesz lokalu, maszyn i części zapasowych. Rejestrując w domu małą kancelarię prawną, na początku możesz ograniczyć się do służbowego telefonu i jednego z Systemów Informacji Prawnej.
Warto wiedzieć
Kategoria kosztów uzyskania przychodu pojawia się w obu podatkach dochodowych (PIT oraz CIT). W zasadzie nie ma więc znaczenia, na jaką formę organizacyjno-prawną działalności się zdecydujesz. Jedynym wyjątkiem jest wybór ryczałtu jako formy opodatkowania. W tym modelu podatek jest płacony od przychodu, a nie dochodu, i w ogóle nie uwzględnia kategorii kosztów uzyskania przychodu.
Jaki jest sens wprowadzenia w przepisach kosztów uzyskania przychodu? Ustawodawca wychodzi z założenia, że nie będzie obciążał podatkiem tych wydatków, które nie stanowią zysku przedsiębiorcy, a są ponoszone jedynie w celu utrzymania biznesu. Oczywiście firma nadal musi wydać pieniądze na dany produkt lub usługę, aby móc ją odliczyć.
Co może stanowić koszt uzyskania przychodu?
Definicja kosztów uzyskania przychodu (KUP) znalazła się w art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W obu przypadkach wygląda ona podobnie.
Zgodnie z definicją legalną kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Aby wydatek mógł zostać uznany za KUP, muszą zostać dodatkowo spełnione łącznie następujące przesłanki:
- koszt obciążył majątek podatnika – nie możesz rozliczyć np. wydatku na benzynę, który pokrył ktoś inny;
- koszt ma charakter definitywny – nie stanowi KUP wydatek, który został zwrócony w ramach ulgi, dotacji lub subwencji (np. montaż fotowoltaiki za pieniądze z programu Mój Prąd 5.0);
- wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą podatnika – nie musi być to związek bardzo ścisły, ale w razie kontroli podatkowej należy go wykazać;
- wydatek został należycie udokumentowany – najlepiej poprosić w tym celu sprzedawcę o wystawienie faktury.
Obok faktur poniesione koszty można dokumentować np. za pomocą formularzy celnych, rachunków oraz innych dowodów księgowych, które uwiarygadniają transakcję.
Zapamiętaj
Koszty uzyskania przychodu są pojęciem bardzo szerokim i nie jest możliwe wskazanie ich pełnego zakresu. Każdorazowo określa je profil działalności podatnika. W razie wątpliwości organów podatkowych to jednak na podatniku spoczywa ciężar wykazania, że dany wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą. Jeżeli organ podatkowy dojdzie do wniosku, że dany wydatek nie stanowi kosztu, może „wyrzucić” fakturę z kosztów i podnieść podstawę opodatkowania.
W praktyce do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć np. wydatki związane z wyposażeniem i utrzymaniem biura, pensje wypłacane pracownikom, wydatki na reklamę, usługi prawne lub księgowe, szkolenia dla personelu, leasing samochodu osobowego i jego ubezpieczenie czy opłaty związane z prowadzeniem konta bankowego.
Co nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu?
Choć może się wydawać, że pojęcie kosztów uzyskania przychodów to przysłowiowy worek bez dna, w rzeczywistości nie brakuje orzeczeń sądowych oraz interpretacji indywidualnych, które wyłączają z pojęcia KUP określone wydatki.
Jeżeli dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością gospodarczą, rozważ skorzystanie z pomocy księgowego lub kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie podatkowym. W ramach usługi (której cenę wrzucisz w koszty) specjaliści pomogą ci właściwie zakwalifikować wydatki firmowe.
Do typowych wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zalicza się m.in.:
- wydatki na reprezentację (np. usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów);
- odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty podatków oraz pożyczek i kredytów;
- odpisy amortyzacyjne powyżej określonej wysokości w przypadku samochodów osobowych;
- nieterminowo zapłacone składki na ZUS.
Co daje wrzucenie wydatku w koszty?
Wydatek poniesiony w związku z prowadzonym biznesem może zostać odliczony od całości przychodu firmy. W rezultacie maleje dochód (jego wartość to właśnie przychód pomniejszony o koszty). Im niższy dochód, tym mniejsze zobowiązanie podatkowe.
Każdy przedsiębiorca musi samodzielnie podjąć decyzję, czy opłaca mu się generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu. Wysokie KUP to oczywiście niższe zobowiązanie podatkowe, ale także konieczność poniesienia dużych wydatków w związku z prowadzoną działalnością. Jeżeli liczysz się z bardzo niskimi wydatkami na działalność, rozważ ryczałt. Wprawdzie nie występują w nim koszty, ale stawki podatki są niższe niż np. w modelu liniowym.
