W jakich terminach należy opłacać składki ZUS?

Każdy z nas styka się w życiu z wieloma różnymi zdarzeniami, które pociągają za sobą konsekwencje zdrowotne takie jak niezdolność do pracy lub urodzenie dziecka. Odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne daje gwarancję zabezpieczenia finansowego w razie choroby i macierzyństwa oraz zapewnia świadczenie emerytalne lub rentowe.

W Polsce gospodarowaniem środkami na subkontach osób ubezpieczonych zajmuje się Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ten organ monitoruje terminowość zapłaty składek i składania dokumentów rozliczeniowych (np. ZUS DRA lub ZUS RCA). Podejmuje też decyzje o wypłacie ewentualnych świadczeń.

Pozostali płatnicy to najszersza grupa podmiotów. Obejmuje ona przede wszystkim przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, a także podmioty, które zatrudniają inne osoby ubezpieczone. W tej kategorii mieszczą się też spółki osobowe oraz jednoosobowe spółki kapitałowe prawa handlowego.

Dlaczego ustawodawca wyodrębnił aż trzy terminy opłacania składek? Jedną z przyczyn może być oczekiwana płynność finansowa danej grupy podmiotów.

Najkrótsze terminy obowiązują jednostki budżetowe i samorządowe, które niemal zawsze są wypłacalne. Z kolei najmniejszą płynnością wyróżniają się zwykle indywidualni przedsiębiorcy oraz spółki osobowe prawa handlowego.

Terminy opłacania składek ZUS wskazują datę, w której kwota powinna być już zaksięgowana na właściwym rachunku. Jeżeli płacisz składki ostatniego dnia, ryzykujesz, że przelew nie zostanie wykonany na czas (np. w razie awarii w banku).

W sytuacji, gdy termin zapłaty składki przypada na dzień wolny od pracy, ulega on przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.

Przed zmianą, która miała miejsce w 2022 r. w związku z wprowadzeniem Nowego Ładu, przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniali pracowników, musieli zapłacić ZUS nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Jeśli płatności od kontrahentów spływały z opóźnieniem, istniało ryzyko powstania zaległości.

Księgowość miała też więcej obowiązków, ponieważ przelewy z tytułu składek musiała wykonywać dwukrotnie. Dotyczyło to m.in. sytuacji, w których wspólnicy spółki płacili swój ZUS, a dodatkowo pojawiała się konieczność zapłaty składki za pracownika.

Terminowa zapłata składek ZUS jest bardzo ważna dla płatników, ponieważ opóźnienie wiąże się z określonymi konsekwencjami finansowymi. Za każdy dzień opóźnienia naliczane są odsetki. ZUS ma także prawo naliczyć dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% zaległej składki. Może się więc okazać, że za dany miesiąc zapłacisz podwójnie.

Jeśli masz wątpliwości, ile dokładnie wyniesie należność, skorzystaj z kalkulatora odsetek dostępnego na stronie organu.

W przypadku powstania zaległości Zakład Ubezpieczeń Społecznych może dochodzić swoich należności na drodze sądowej oraz poprzez skierowanie sprawy do egzekucji. Dodatkowo przepisy przewidują możliwość zabezpieczenia wierzytelności z tytułu składek poprzez ustanowienie hipoteki przymusowej na nieruchomości należącej do przedsiębiorcy.

Przedsiębiorcy, którzy wiedzą, że nie będą w stanie zapłacić ZUS-u w terminie, mogą z wyprzedzeniem złożyć wniosek o odroczenie terminu płatności. W takiej sytuacji odsetki nie zostaną naliczone pod warunkiem, że świadczenie zostanie zapłacone w późniejszym, ustalonym terminie.

Innym rozwiązaniem – dostępnym już po powstaniu zaległości – jest rozłożenie składek ZUS za dany miesiąc na raty. Podpisanie układu ratalnego powoduje, że do zaległości doliczana jest wyłącznie opłata prolongacyjna (50% wartości odsetek), ale całość świadczenia rozkłada się na kilka miesięcy.

Przestrzeganie terminów zapłaty ZUS-u jest bardzo ważne, jeżeli nie chcesz ponosić dodatkowych opłat związanych z opóźnieniem. Jeśli twoja firma przejściowo ma kłopoty finansowe, dobrym rozwiązaniem może okazać się złożenie wniosku o zmianę terminu opłacania składek za dany miesiąc.