Co możesz zrobić, jeżeli klient nie zapłacił faktury w terminie?

Z raportu Coface wynika, że tylko w pierwszym kwartale 2023 r. liczba niewypłacalnych firm stanowiła niemal równowartość połowy wszystkich przypadków niewypłacalności, jakie odnotowano w 2022 roku. Nie jest to krzepiący wynik. Jednak nie jest to sytuacja bez wyjścia. Co możesz zrobić jeśli klient spóźnia się z płatnością za fakturę?

Jeśli klient nie chce zapłacić pomimo upływu terminu zapłaty, prawo uprawnia wierzyciela do podjęcia różnego rodzaju działań. W najszerszym ujęciu można podzielić te metody na windykację miękką i twardą.

Windykacja miękka (czyli polubowna) obejmuje wszelkiego rodzaju działania na etapie przedsądowym.

Pierwszym krokiem powinno być przypomnienie klientowi o terminie zapłaty. Nie można wykluczyć, że księgowy po prostu zapomniał zlecić przelew. W takich sytuacjach z reguły wystarczy kontakt telefoniczny.

Jeżeli zwykły monit nie wystarcza lub klient nie odbiera telefonów, skieruj do dłużnika wezwanie do zapłaty.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty koniecznie wyślij za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu będziesz dysponował dowodem na to, że klient otrzymał dokument. Wezwanie dłużnika do zapłaty ma też kluczowe znaczenie z procesowego punktu widzenia. Pominięcie tego etapu, a następnie wytoczenie powództwa powoduje, że pozew ma braki formalne, więc sąd zwróci ci pismo.

Wierzyciel może też poinformować dłużnika o zgłoszeniu go do BIG w razie nieuregulowania długu. Dla firmy będzie to oznaczało trudności w uzyskaniu kredytu, leasingu lub pożyczki.

Pamiętaj, że masz też prawo skorzystać z usług firmy windykacyjnej, która zajmie się dochodzeniem długu za ciebie. Nie musisz informować dłużnika o tym, że korzystasz z windykacji polubownej, a większość firm windykacyjnych współpracuje także z kancelarią, która zapewni reprezentację przed sądem.

W sytuacji, kiedy dłużnik nie odpowiada na prośby lub wezwania, niezbędne będzie skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego poprzez wytoczenie powództwa.

Poszczególne tryby różnią się między sobą przesłankami wszczęcia, wysokością opłat oraz stopniem skomplikowania, ale także rodzajem obrony, jaką może podjąć pozwany (dłużnik). Nie zawsze będziesz mógł wybrać każdy z nich, niektóre wykluczają się wzajemnie.

Jeśli klient nie zapłacił za fakturę, z reguły najlepszym rozwiązaniem będzie postępowanie nakazowe albo EPU.

W obu przypadkach możesz dochodzić należności pieniężnej, a sąd rozpatruje sprawę bez przeprowadzania rozprawy. Tryb nakazowy wymaga wyraźnego zażądania, aby sąd rozpatrzył pozew na podstawie przepisów szczególnych. Z kolei do EPU potrzebujesz konta założone w e-Sądzie.

W obu przypadkach sprawa kończy się wydaniem nakazu zapłaty, ale obrona przed nim wygląda zupełnie inaczej.

• W EPU dłużnik wnosi sprzeciw od nakazu zapłaty – jest to pismo silnie sformalizowane. Tak naprawdę wystarczy, że pozwany w treści sprzeciwu wskaże, że nie zgadza się z nakazem zapłaty i cała sprawa upada, możesz zacząć ją jeszcze raz.
• Przy postępowaniu nakazowym niezbędne jest złożenie zarzutów. To skomplikowany środek zaskarżenia, którego samodzielne przygotowanie jest trudne.

Nieco inaczej wygląda dochodzenie roszczeń w sytuacji, kiedy pojawia się konieczność przesłuchania świadków i sama faktura jako dowód nie wystarczy. Lepszym rozwiązaniem będzie wtedy postępowanie zwykłe.

Dla wielu przedsiębiorców dochodzenie roszczeń na drodze sądowej to stresujący krok. Jeśli masz wątpliwości, jak zrobić to poprawnie, skorzystaj z pomocy kancelarii prawnej z doświadczeniem w odzyskiwaniu należności.

Dłużnicy usiłują czasem bronić się przed działaniami windykatorów, wskazując, że ich dane osobowe przetwarzanie są niezgodne z prawem. Czy taki zarzut jest słuszny? Nie!

Wierzyciel ma prawo powierzyć dane osobowe dłużnika firmie windykacyjnej i będzie to działanie zgodne z prawem. Wynika to z art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia RODO i bazuje na przetwarzaniu danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora tych danych (wierzyciela).

Jeśli Twój klient nie płaci za fakturę, odpowiednie działania windykacyjne pomogą ci odzyskać pieniądze.

Windykacja w biznesie odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu płynności finansowej i zabezpieczaniu dochodów firmy. Proces ten nie tylko umożliwia odzyskanie należności od dłużników, ale również chroni przedsiębiorstwa przed potencjalnymi stratami wynikającymi z niezapłaconych faktur.

Zawsze wybieraj metody windykacji zaczynając od najmniej dolegliwych dla dłużnika, dzięki temu masz pewność, że działasz zgodnie z prawem.

Dlaczego sytuacja, kiedy klient spóźnia się z zapłatą jest tak dotkliwa dla przedsiębiorcy?

Przede wszystkim nieopłacenie faktury VAT na czas powoduje, że firma nie otrzymuje należnego jej wynagrodzenia, ale to nie wszystko. Jeżeli kontrahent nie chce zapłacić za usługę, wzrasta ryzyko zachwiania płynności finansowej usługodawcy. W rezultacie mogą powstać problemy w regulowaniu własnych należności względem podwykonawców, pracowników lub dostawców.

Skutki braku zapłaty za wykonaną usługę wywołują czasami efekt kuli śnieżnej, dlatego odzyskanie pieniędzy za wykonaną usługę lub sprzedany towar jest tak istotne.

Definicja niewypłacalności znajduje się m.in. w Ustawie Prawo upadłościowe. Na potrzeby bieżącej działalności możesz jednak przyjąć, że niewypłacalność powstaje w momencie, kiedy twój kontrahent nie reguluje zobowiązania pomimo nadejścia terminu wymagalności. Jest to pierwszy dzień, kiedy wierzyciel może domagać się od dłużnika spełnienia świadczenia.

Jeśli więc umówiłeś się z firmą, że zapłatę otrzymasz w terminie 14 dni od dnia dostawy towaru, terminem wymagalności będzie 15. dzień od tej daty.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy można zabezpieczyć się przed ryzykiem nieterminowej płatności. Niestety nie ma takiej możliwości, ale możesz zmniejszyć ryzyko opóźnienia.

Najprostszym sposobem jest odpowiednie skonstruowanie umowy, w której określisz w sposób precyzyjny:

• terminy i sposoby płatności;
• zabezpieczenie wykonania umowy (np. kaucja);
• możliwość wykonania zastępczego (w przypadku usług);
• prawo do odstąpienia od umowy (nie należy go mylić z odstępnym oraz z wypowiedzeniem).

Pamiętaj, aby nie zastrzegać kar umownych na wypadek nieterminowych płatności. Taka klauzula jest niedozwolona na mocy przepisów Kodeksu cywilnego i będzie nieskuteczna.