Obowiązek posiadania konta firmowego – czy to ułatwienie dla przedsiębiorcy?

Prawo nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania konta firmowego, jednak to znaczne ułatwienie podczas rozliczeń. Od 1 września 2019 r. obowiązuje specjalny wykaz, który dotyczy przedsiębiorców dokonujących transakcji na kwotę wyższą niż 15 000 zł brutto. Takie firmy nie mogą wykorzystywać rachunków prywatnych, zatem ich właściciele zmuszeni są wybrać odpowiednie dla swojego przedsiębiorstwa konto firmowe.

Od kiedy pojawiła się biała lista przedsiębiorców, system pozwala określić status firmy oraz jej dane, co ułatwia weryfikację kontrahentów. Przedsiębiorca jest zobowiązany, by każdy przelew w kwocie powyżej 15 000 zł brutto został przelany na konto znajdujące się na wspomnianej białej liście firm. Należy jednocześnie zaznaczyć, że wykonanie przelewu na konto prywatne niesie za sobą sankcje w przypadku rozliczeń rocznych. Taki przelew zostanie wyłączony z kosztów uzyskania przychodu, co wpłynie na wysokość ewentualnego rozliczenia PIT.

Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje sytuacje, w których przelewy muszą być realizowane na konto firmowe. Nabywca musi opłacić transakcję przy wykorzystaniu MPP (mechanizm podzielonej płatności), jeśli spełnione zostaną poniższe warunki:

• wspomniana należność przekracza 15 tys. zł brutto,
• transakcja dotyczy towarów i usług wrażliwych, które są określone w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• rozliczenie odbywa się między przedsiębiorcami.

Załącznik nr 15 do ustawy o VAT wskazuje listę towarów i usług wrażliwych. W spisie znajdują się między innymi:

• paliwa,
• stal,
• metale szlachetne i nieszlachetne,
• usługi budowlane,
• węgiel,
• maszyny i urządzenia elektryczne,
• surowce wtórne,
• sprzedaż części i akcesoriów do samochodów i motocykli,
• telefony,
• konsole,
• smartfony.

W wielu przypadkach posiadanie konta firmowego to po prostu wygoda dla przedsiębiorcy. Banki kierują się potrzebami klientów i już od wielu lat dostosowują się do najnowszych technologii. Dlatego konto firmowe można założyć przez Internet – wszelkie formalności zredukowane są do minimum. Ponadto większość banków oferuje nie tylko symboliczne opłaty za prowadzenie konta, ale daje również możliwość skorzystania przez określony czas z darmowych ofert (konta firmowe i ich oferty porównać można na przykład na rankingkont.pl).

W odpowiedzi na zapotrzebowania dzisiejszego klienta banki oferują również liczne promocje, które dają właścicielowi konta dodatkowy zysk. Często można skorzystać z oferty darmowego przelewu natychmiastowego lub pokusić się o darmowy terminal płatniczy. Co więcej, banki dają również możliwość skorzystania z produktów, które stanowią atrakcyjne udogodnienia i rozwiązania dla firm.

Konto firmowe to również lepsza kontrola wydatków przedsiębiorstwa, dzięki której wyraźnie widać wszystkie transakcje, co pozwala na oddzielenie spraw osobistych od firmowych. To wygoda przy ewentualnej kontroli urzędu skarbowego oraz poprawa wizerunku firmy w oczach klientów, którzy zyskują pewność, że współpracują z realnym przedsiębiorstwem, a nie z firmą widmo.

Jeśli przedsiębiorca korzystał do tej pory z konta osobistego i po czasie założył konto firmowe, musi dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego. Ustawodawca przewiduje na to okres 7 dni. Niezgłoszenie tego faktu prawo uznaje za wykroczenie skarbowe, co może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami finansowymi – karą w wysokości nawet dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Większość firm na naszym rynku to jednoosobowe działalności oraz firmy zatrudniające poniżej 10 pracowników. W takich przypadkach pojawiają się wątpliwości, czy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe. W większości sytuacji obowiązek konta firmowego nie występuje (chyba że przepisy dotyczące tego, kto musi założyć konto firmowe ze względu np. na profil działalności, mówią inaczej), ale biorąc pod uwagę wygodę rozliczeń i ewentualny rozwój firmy, warto rozdzielić finanse osobiste od firmowych i założyć konto dostosowane typowo do wymogów przedsiębiorstwa.