Kto musi mieć konto firmowe?
Odpowiedź na pytanie o obowiązek posiadania rachunku bankowego w związku z prowadzeniem biznesu zależy od formy organizacyjno-prawnej działalności gospodarczej.
Względem osób, które prowadzą indywidualną działalność jednoosobową (JDG) przepisy nie nakładają obowiązku korzystania z rachunku firmowego. Oznacza to, że wszystkie płatności związane z prowadzoną firmą, takie jak zapłata pensji pracownikom, opłata składek ZUS czy zakup paliwa na fakturę, mogą być ewidencjonowane przy użyciu rachunku osobistego ROR.
Rachunek firmowy a JDG
Teoretycznie indywidualny przedsiębiorca w relacjach z klientami może rozliczać się nawet gotówkowo, z pominięciem rachunku bankowego, chyba że zostaną spełnione oba poniższe warunki:
- stroną transakcji jest inny przedsiębiorca;
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, to 15 tys. złotych brutto lub więcej.
W tym przypadku przedsiębiorca ma obowiązek posłużyć się rachunkiem płatniczym.
Rachunek firmowy a spółki prawa handlowego
Zupełnie inaczej wygląda kwestia spółek prawa handlowego – zarówno osobowych, jak i kapitałowych. Są one zawsze zobowiązane do posługiwania się rachunkiem firmowym.
Obejmuje to także sytuacje, kiedy osoba fizyczna zakłada jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. To samo dotyczy podatników, którzy stosują mechanizm podzielonej płatności oraz firm, które zostały wpisane na białą listę podatników VAT, ponieważ w rejestrze również może figurować wyłącznie rachunek firmowy.
Zalety i wady korzystania z konta firmowego
Korzystanie z konta firmowego oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim w łatwy sposób odseparujesz od siebie budżet domowy oraz finanse związane z działaniem firmy. Od razu widzisz, ile pieniędzy możesz zainwestować i czy dysponujesz zapasem środków np. na zapłatę składek ZUS.
Banki chętnie premiują przedsiębiorców. W ofercie wielu instytucji finansowych występują rachunki dla przedsiębiorców, które idą w parze z pakietami darmowych przelewów natychmiastowych lub zagranicznych. Korzystanie z rachunku firmowego daje dostęp do produktów zaprojektowanych specjalnie z myślą o przedsiębiorcach lub preferencyjnych warunków kredytów i pożyczek.
Decydując się na konto dla przedsiębiorcy, trzeba jednak liczyć się z nieco wyższymi opłatami za jego prowadzenie niż w przypadku klasycznych ROR. Zwróć też uwagę na to, z którego rachunku płatniczego dokonujesz rozliczeń, ponieważ pomyłka może cię dużo kosztować.
Uwaga
Dokonanie płatności z wykorzystaniem rachunku niezgłoszonego do białej listy podatników VAT to ryzyko surowych sankcji – podatnik traci możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odpowiada solidarnie z kontrahentem za zapłatę przez drugą stronę umowy należnego podatku VAT od transakcji.
Jak otworzyć konto firmowe?
Otwarcie konta firmowego niewiele różni się od zakładania rachunku osobistego. Banki z reguły dają przedsiębiorcom kilka możliwości do wyboru:
- online;
- bezpośrednio w placówce banku;
- za pośrednictwem infolinii;
- z pomocą kuriera.
Wariant online może polegać np. na rozmowie wideo z doradcą albo przesłaniu za pośrednictwem systemu banku zdjęcia twarzy oraz dowodu osobistego.
Do założenia rachunku firmowego dla spółki banki mogą wymagać dokumentów, które potwierdzą fakt prowadzenia przez ciebie działalności gospodarczej oraz jej formy. Takim dokumentem jest np.:
- wydruk z CEIDG;
- odpis z KRS;
- umowa lub statut spółki;
- regulamin stowarzyszenia.
Dodatkowe wymagania mogą pojawić się, kiedy twoja firma jest wpisana do innych rejestrów związanych z prowadzeniem konkretnego rodzaju działalności gospodarczej. Te rejestry to np. ERUP, do którego wpisywane są instytucje płatnicze, lub RPT, gdzie znajdują się przedsiębiorcy telekomunikacyjni.
Dowiedz się z wyprzedzeniem, jakich dokumentów wymaga bank, aby nie musieć przechodzić całej procedury jeszcze raz. Jeżeli prowadzisz JDG, wystarczy, że przedstawisz dowód osobisty.
Czas potrzebny do otwarcia konta firmowego jest uzależniony od tego, w jaki sposób to robisz. Najszybciej założysz konto online. Więcej czasu wymaga udanie się do placówki osobiście albo wybór kuriera, który przywiezie niezbędne dokumenty.
Jak założyć konto firmowe?
Proces zakładania konta firmowego nie jest skomplikowany. Jeśli wybrałeś bank, z którego usług już korzystasz, proces będzie krótszy i często możesz otworzyć konto firmowe, korzystając z bankowości internetowej (np. w Santander Banku). Nowi klienci muszą wypełnić formularz, podając takie informacje, jak:
- imię i nazwisko;
- forma prawna działalności;
- numer NIP;
- numer telefonu.
Jakie możliwości banki oferują przedsiębiorcom?
Banki wychodzą naprzeciw oczekiwaniom osób prowadzących działalność, oferując różnego rodzaju ulgi i udogodnienia. Zebraliśmy dla ciebie kilka przykładów rachunków firmowych, które naszym zdaniem warto rozważyć
Bank Pekao S.A. (Konto Przekorzystne Biznes)
Opłata za prowadzenie konta w Pekao S.A. to 12 zł miesięcznie. Możesz jej uniknąć, jeżeli spełnisz jeden z warunków (np. przelew do ZUS-u lub US, wpływ 2 tysięcy złotych lub przynajmniej jednokrotne skorzystania z terminala wydanego przez bank). Sprawdź też czy jest dostępna promocja, która pozwala korzystać z rachunku bez opłat.
Bank oferuje pakiet 15 darmowych przelewów zewnętrznych, bezpłatne przelewy do ZUS-u i US, a także darmowe transakcje PeoPay. Opłata za prowadzenie karty wynosi 8 zł, chyba że wykonasz transakcje bezgotówkowe na wartość minimum 500 zł w miesiącu. Na uwagę zasługuje też wysoko oceniana przez klientów aplikacja mobilna.
Minusem są wysokie opłaty za transakcje gotówkowe w oddziale (prowizja 0,4%, minimum 10 zł).
Decydując się na konto firmowe w Banku Pekao S.A., możesz otrzymać do 2 tys. złotych premii. Promocja jest ograniczona czasowo i wymaga spełnienia kilku warunków (m.in. przelewów do ZUS-u z konta otwartego w promocji lub połączenie bankowości internetowej z platformą księgową).
Bank Santander (Konto Firmowe Godne Polecenia)
Bank Santander oferuje konto bezterminowo bezpłatne (promocja jest ograniczona czasowo). Brak opłat dotyczy zarówno prowadzenia rachunku, jak i obsługi karty płatniczej oraz korzystania z bankomatów.
Jako zalety warto wskazać 10 darmowych przelewów BlueCash w miesiącu oraz bezpłatną pierwszą kartę debetową. Możesz też otrzymać nawet 1500 zł w prezencie (900 zł za aktywność kartą i 600 zł premii).
Alior Bank (iKonto Biznes)
Założenie rachunku dla przedsiębiorców w Alior Banku wiąże się z brakiem opłat za prowadzenie konta oraz przelewy internetowe do ZUS-u i US.
Opłata za kartę wynosi 8 zł, chyba że wykonasz nią 4 transakcje w miesiącu. Do rachunku bank wydaje karty wielowalutowe Mastercard Business.
Podobnie jak w Pekao S.A., również tutaj pojawiają się wysokie prowizje za wpłaty i wypłaty gotówki w oddziale (prowizja 0,5%, minimum 10 zł).
Czy konto firmowe to dobry pomysł?
Korzystanie z rachunku firmowego ułatwia zapanowanie nad firmowym budżetem. Wybierając konto dla siebie, uwzględnij opłaty oraz zakres usług dodatkowych. Zwróć też uwagę na jakość obsługi klienta. Obsługa banku powinna stanowić dla ciebie realną pomoc.
