Co jest potrzebne do założenia firmy?

Polski system prawny i podatkowy są jednymi z najbardziej skomplikowanych w Europie.

Ciągłe nowelizacja przepisów, zmieniające się orzecznictwo sądowe i niejednolita praktyka organów administracji sprawiają, że wielu początkujących przedsiębiorców ma wątpliwości co do zakresu swoich obowiązków względem państwa.

Poniżej znajdziesz checklistę, dzięki której upewnisz się, że załatwiłeś wszystkie niezbędne formalności. Jak przygotować się do otwarcia firmy?

Na początku poszukaj odpowiedzi na pytanie, czym właściwie chcesz się zajmować. Jako początkujący przedsiębiorca możesz spróbować sił w wyuczonym zawodzie. Tak robią m.in. prawnicy, lekarze czy informatycy.

Zastanów się, czy oprócz formalnego wykształcenia nie potrzebujesz jeszcze uzupełnić wiedzy lub praktyki o płatny kurs albo warsztaty.

Im lepiej będziesz przygotowany do prowadzenia biznesu, tym większa szansa, że uda ci się pozyskać więcej klientów i utrzymać ich przy sobie. To, czym chcesz się zajmować, będzie też determinowało kody PKD twojej działalności, które podasz na wniosku rejestracyjnym.

Częścią pomysłu na biznes może być utworzenie prostej strony internetowej albo przynajmniej bezpłatnej wizytówki w Google. W ten sposób zwiększasz zasięg oraz szansę na sprzedaż swojej usługi lub produktu. Nie pozostajesz zupełnie anonimowy dla odbiorców.

Biznesplan pomoże ci zidentyfikować potrzeby twojej firmy oraz kolejne etapy jej rozwoju. W ten sposób ustalisz otoczenie marketingowe przedsiębiorstwa, czyli jego potencjalnych klientów oraz konkurencję. Zidentyfikujesz również silne i słabe strony swojej firmy oraz szanse i zagrożenia, jakie wiążą się z prowadzeniem działalności.

Tworząc plan biznesowy, znajdziesz odpowiedzi na pytania takie jak:

• czym wyróżnia się oferowany przez ciebie produkt lub usługa;
• jakie są mocne i słabe strony twojego pomysłu na biznes;
• czego może nauczyć cię konkurencja;
• kto jest twoim docelowym klientem i jak skutecznie do niego dotrzeć;
• na jakim obszarze powinieneś prowadzić działalność, aby zwiększyć szanse na sukces.

W internecie bez trudu znajdziesz wiele gotowych biznesplanów. Pamiętaj jednak, że taki konspekt powinien być „szyty na miarę” i na bieżąco dopasowywany do zmieniających się uwarunkowań gospodarczych.

Jeśli wiesz już, co i w jaki sposób chcesz robić, pora zastanowić się nad tym, jak dostosować swój pomysł do wymagań formalnoprawnych wynikających z przepisów.

Pierwsza decyzja, którą musisz podjąć, dotyczy formy organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Każda spółka prawa handlowego działa na podstawie umowy lub statutu. Treść takiego dokumentu organicznego jest bardzo ważna, ponieważ określa sposób funkcjonowania i zasady reprezentacji danego podmiotu.

Prawo cywilne wyodrębnia też spółkę cywilną. Nie jest to jednak odrębny rodzaj podmiotu, a jedynie umowa, którą zawierają wspólnicy w celu realizacji wspólnego celu gospodarczego.

Jeżeli chcesz poznać różnice między poszczególnymi formami działalności, skorzystaj z konsultacji prawniczych. Możesz też śledzić nasze artykuły, w których omówimy dla ciebie najważniejsze kwestie związane z organizacją biznesu.

Po wyborze formy organizacyjnoprawnej należy zarejestrować działalność we właściwym rejestrze.

Przedsiębiorstwa indywidualne (JDG) rejestrują się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Spółki prawa handlowego są wpisywane przez właściwy miejscowo sąd rejestrowy do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Obecnie zarówno procedurę wpisu do CEIDG, jak i KRS można przeprowadzić online, korzystając z portali biznes.gov.pl (dla JDG) oraz PRS albo S24 (dla spółek prawa handlowego).

System S24 oferuje możliwość założenia tylko niektórych rodzajów spółek – jawnej, komandytowej, z o.o. i prostej spółki akcyjnej – i nie daje możliwości pełnej personalizacji treści umowy, ponieważ bazuje na elektronicznych formularzach.

Sądy rejestrowe przykładają dużą wagę do poprawności wypełnienia formularzy. Aby nie musieć powtarzać całej procedury, upewnij się, że podałeś wszystkie niezbędne dane. O ile JDG możesz prowadzić na następny dzień, po złożeniu wniosku w przypadku wpisu do KRS musisz zaczekać na działanie sądu rejestrowego (nawet kilka tygodni).

Kolejny krok to wybór formy opodatkowania, czyli metody rozliczeń z fiskusem.

Raz wybraną formę opodatkowania możesz zmienić, składając oświadczenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Jako firma musisz legitymować się Numerem Identyfikacji Podatkowej (NIP) i numerem identyfikacyjnym (REGON).

Od 2014 r. nie ma już potrzeby występowania o nadanie numerów NIP i REGON poprzez złożenie osobnych formularzy (były to NIP-2 i RG-1). Oba numery nadawane są automatycznie w procesie rejestracji. Odpowiedni organ rejestrowy wysyła zawiadomienia do właściwego urzędu skarbowego oraz urzędu statystycznego.

Jeżeli dopiero zaczynasz swój biznes, zwróć uwagę przede wszystkim na drugi warunek. Może się okazać, że VAT zapłacisz już od „pierwszej złotówki”. Podatnicy VAT muszą zarejestrować się w rejestrze VAT przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu.

Obowiązujące przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek posiadania rachunku bankowego. Nie zawsze jednak musi być to konto firmowe.

Jeżeli chcesz założyć JDG, do rozliczeń z kontrahentami, ZUS-em i urzędem skarbowym możesz posługiwać się kontem osobistym. Musisz jedynie uważać, aby przychody i wydatki związane z działalnością nie mieszały ci się z finansami domowymi.

W przypadku innych form organizacyjnoprawnych takich jak spółki osobowe, kapitałowe, a nawet fundacje, niezbędne jest założenie rachunku firmowego.

Wniosek o zarejestrowanie działalności stanowi jednocześnie zgłoszenie o wpisanie płatnika składek do ZUS-u.

Opłacając ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zyskujesz prawo do wielu świadczeń, w tym podstawowej opieki zdrowotnej, zasiłku chorobowego, a w przyszłości także emerytury. Przy rejestracji otrzymujesz indywidualny numer rachunku płatnika składek. Obliczasz je i opłacasz samodzielnie. Jeżeli chcesz od razu zatrudniać pracowników, ich również będziesz musiał zgłosić do ZUS-u, chyba że planujesz rozliczać się na B2B.

Osoby, które dopiero rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, mogą skorzystać z systemu ulg i zwolnień. Dzięki temu koszty własnego biznesu w pierwszym okresie są niższe.

Osoby prawne i jednostki organizacyjne powinny pamiętać o złożeniu do naczelnika urzędu skarbowego tzw. zgłoszenia uzupełniającego na formularzu NIP-8. To wniosek, który zawiera dane nieujęte w KRS, ale istotne na potrzeby kontaktu ze „skarbówką” i ZUS-em.

Zgłoszenie obejmuje m.in.:

• adresy prowadzenia działalności;
• wykaz rachunków bankowych;
• adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą dokonują aktualizacji danych na ogólnym formularzu rejestracyjnym CEIDG-1.

W Polsce obowiązuje zasada swobody działalności gospodarczej, która zakłada, że każda pełnoletnia osoba, wobec której nie orzeczono zakazu, może prowadzić dowolny biznes. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki.

Reglamentacja może przybrać formę:

• koncesji (np. handel bronią albo prowadzenie agencji ochrony osób lub mienia);
• zezwolenia (np. sprzedaż alkoholu);
• wpisu do działalności regulowanej (np. indywidualna praktyka lekarska, organizowanie imprez turystycznych).

Dodatkowo możesz potrzebować licencji, której otrzymanie jest uzależnione np. od uzyskania określonego wykształcenia. W zależności od rodzaju ograniczenia, zezwolenie na biznes może mieć charakter terminowy lub bezterminowy. Prowadzenie działalności reglamentowanej bez odpowiedniego zezwolenia zwykle jest karane grzywną.

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko zysk, ale również koszty. Wydatki mogą być związane m.in. z wynajmem lokalu, zakupem materiałów lub środków transportu, wyposażeniem biura czy podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Ciągły rozwój jest ważny, ponieważ pozwala ci zachować przewagę względem konkurencji. Jeśli nie dysponujesz własnymi środkami, przydatne okaże się sięgnięcie po finansowanie dłużne, np. kredyt lub leasing.

Specjaliści mówią o efekcie dźwigni finansowej. To mechanizm polegający na wykorzystaniu długu w celu zwiększenia rentowności biznesu w większym stopniu niż byłoby to możliwe w przypadku korzystania wyłącznie z kapitału własnego.

Wiesz już, jak założyć działalność gospodarczą, pora więc zacząć rozwijać swój biznes. Kolejne kroki, które powinieneś rozważyć, to szukanie klientów oraz stworzenie planu rozwoju działalności przynajmniej na kilka lat do przodu. Dzięki temu twoja firma nie będzie dryfowała w przypadkowym kierunku.

Jeśli chcesz skupić się na prowadzeniu biznesu, rozważ powierzenie takich czynności jak obsługa księgowa lub prawna profesjonalistom. Zdejmą oni z twoich barków szereg problemów.