Co to jest spis z natury?
Spis z natury określany też jako remanent lub inwentaryzacja to metoda ewidencji składników majątkowych firmy. Celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie ilości i wartości towarów, półfabrykatów oraz środków trwałych wchodzących w skład przedsiębiorstwa.
Szczegółowa regulacja dotycząca spisu znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Kto musi sporządzić spis z natury?
Obowiązek sporządzenia spisu spoczywa na wszystkich przedsiębiorcach prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną:
- podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych;
- podatkiem liniowym.
Spis dotyczy podatników rozliczających się z fiskusem na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie przygotowują go podatnicy na ryczałcie oraz karcie podatkowej.
Spis z natury powinien być sporządzony w ściśle określonych datach oraz po zajściu zdarzeń wskazanych przepisami prawa:
- na dzień 1. stycznia każdego roku podatkowego;
- na koniec każdego roku podatkowego;
- na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego;
- na dzień likwidacji działalności;
- w razie zmiany proporcji udziałów;
- w razie zmiany składu osobowego spółki;
- jeżeli podatnik utracił prawo do opodatkowania w formie ryczałtu.
Warto pamiętać, że sporządzenia spisu z natury może zażądać również urząd skarbowy.
Co obejmuje spis z natury?
W skład spisu z natury wchodzą nie tylko gotowe wyroby przeznaczone już do sprzedaży, ale też składniki majątku służące do wytworzenia tych wyrobów.
Zakres pojęcia towarów został wskazany w paragrafie 3 pkt 1 wymienionego wcześniej rozporządzenia i obejmuje:
- wyroby handlowe przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym;
- półwyroby, które zostały przygotowane częściowo, ale wymagają dalszego przetwarzania;
- materiały podstawowe, które w procesie produkcji stają się istotą wyrobu głównego;
- materiały pomocnicze, zużywane w procesie produkcji, które oddają wyrobowi głównemu swoje właściwości;
- wyroby gotowe własnej produkcji;
- braki, czyli produkty uszkodzone, wycofane z produkcji ze względu na niespełnianie wymagań;
- odpady, które wskutek uszkodzenia lub zniszczenia całkowicie utraciły swoją pierwotną wartość użytkową.
Obok remanentu na koniec roku obrotowego przepisy przewidują remanent zerowy. Powinien on być przeprowadzony, nawet jeżeli majątek firmy na dzień sporządzania spisu wyniósł 0, ponieważ sprzedała ona wszystkie wyprodukowane wyroby i zużyła posiadane surowce. Zerowy remanent dotyczy też przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność gospodarczą.
Co powinien zawierać spis z natury?
Obligatoryjne elementy spisu z natury zostały wskazane w paragrafie 25 rozporządzenia i obejmują:
- imię i nazwisko właściciela i nazwę firmy;
- datę sporządzenia spisu;
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
- szczegółowe określenie towaru i innych składników;
- jednostkę miary;
- ilość stwierdzoną w czasie spisu;
- cenę za jednostkę miary;
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową;
- łączną wartość spisu z natury.
Każdy spis powinien zakończyć się klauzulą w brzmieniu „Spis zakończono na pozycji…”.
Ważne!
Jak dokonać wyceny spisu?
Każda kategoria aktywów, które znalazły się w spisie z natury, powinna zostać wyceniona według zasad określonych w rozporządzeniu. Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo cen rynkowych, jeżeli są od nich niższe. Z kolei półwyroby, wyroby gotowe i braki wycenia się, biorąc pod uwagę ich wartość wytworzenia.
Jeżeli w spisie pojawiają się odpady użytkowe, ich wartość szacuje się, uwzględniając ich przydatność do dalszego użycia.
Warto pamiętać, że podatnicy, którym przysługiwało prawo do odliczenia VAT, wyceniają towary według cen netto. W pozostałych przypadkach należy uwzględnić ceny brutto.
Aby wykonać spis w sposób prawidłowy, warto zapoznać się ze słowniczkiem będącym częścią rozporządzenia. Zawiera on dokładne wytyczne dotyczące oceny wartości aktywów.
Jak prawidłowo przygotować spis z natury?
Spis z natury należy wykonać w sposób zgodny z przepisami. Oznacza to, że podatnik powinien zachować określoną kolejność i porządek podawanych informacji.
Prawidłowe określenie daty spisu
Jeżeli spis przygotowujesz wcześniej niż na koniec roku podatkowego, pamiętaj, że stan magazynowy firmy może ulec zmianie przez te kilka dni i różnice powinny być uwzględnione w rozliczeniu końcowym na dzień 31 grudnia.
Określenia zakresu spisu
Firmy działające w handlu ewidencjonują przede wszystkim towary handlowe i materiały podstawowe oraz pomocnicze. Jeżeli twój biznes obejmuje produkcję, dodatkowo powinieneś uwzględnić takie aktywa, jak półwyroby, produkcję w toku, odpady i braki. Spis przeprowadzony na koniec roku nie zawiera np. wyposażenia oraz środków trwałych.
Przeliczenie i weryfikacja stanu majątku firmy
Warto zrobić to dwukrotnie, aby potwierdzić wyniki. Wartość spisu porównaj z ewidencją księgową, aby z wyprzedzeniem zidentyfikować ewentualne nieścisłości.
W celu udokumentowania wyników remanentu konieczne jest sporządzenie spisu w sposób czytelny, choć samo rozporządzenie nie zawiera wzoru tabeli. Możesz skorzystać z gotowych interaktywnych plików dostępnych w internecie albo oprogramowaniu ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa
Ważne!
Przepisy rozporządzenia nakazują, aby spis został przygotowany w sposób staranny i trwały, a także został zakończony. Musi zawierać podpisy osób uczestniczących w spisie. Jeżeli dokument przygotowuje właściciel firmy lub wspólnicy osobiście, to oni podpisują się pod spisem jako kierownicy jednostki. W przypadku powołania komisji inwentaryzacyjnej obok podpisu kierownika muszą znaleźć się podpisy jej członków.
Błędy popełniane przy sporządzaniu spisu z natury
Spis z natury obejmuje wiele danych i wymaga skrupulatności podczas jego przygotowywania. Na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę, aby nie ryzykować odpowiedzialności karnoskarbowej?
Przede wszystkim pamiętaj, że spis jest dokumentem księgowym. Ewentualne błędy należy poprawić poprzez ich wykreślenie tak, aby była widoczna treść zapisów pierwotnych. Niedopuszczalne jest dokonywanie przeróbek lub wymazywanie danych.
Niedobory i nadwyżki w spisie z natury
W przypadku stwierdzenia niedoborów lub nadwyżek należy je odpowiednio zaewidencjonować po stronie „Winien” oraz „Ma”, a także wycenić. Pozostawione błędy przesądzą o nieprawidłowości sporządzenia dokumentu.
Najczęstsze błędy
Wśród popularnych błędów popełnianych podczas spisu z natury można wskazać:
- pomijanie datowania spisu;
- brak klauzuli „Spis zakończono na pozycji…”;
- pozostawianie pustych rubryk na formularzu.
Częstą pomyłką jest też przygotowywanie dokumentu wyłącznie na podstawie wydruku z systemu ERP. Aby mieć pewność, że remanent jest przeprowadzany rzetelnie, spis z natury musi zostać wykonany na podstawie rzeczywistej oceny stanu majątku firmy. Innymi słowy – komisja inwentaryzacyjna powinna osobiście sprawdzić stan ilościowy i jakościowy poszczególnych aktywów.
Jak uniknąć błędów przy spisie z natury?
Aby uniknąć błędów, warto zadbać o przeszkolenie personelu w zakresie inwentaryzacji. Jeżeli dysponujesz odpowiednim budżetem, możesz też skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która zadba o prawidłową ewidencję.
Zaletą outsourcingu jest brak konieczności angażowania zespołu, który może skupić się na bieżących zadaniach. Wybierając firmę zewnętrzną, zadbaj o podpisanie umowy NDA, ponieważ jej pracownicy będą mieli dostęp do istotnej dokumentacji oraz technologii.
Dlaczego prawidłowe sporządzanie spisu z natury jest takie ważne?
Przeprowadzania spisu z natury jest czasochłonnym i skomplikowanym, ale jednocześnie niezwykle istotnym zadaniem. Wartość spisu wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego, ponieważ pomaga określić dochód osiągnięty w danym roku podatkowym.
Analizując dokument księgowy, możesz z niego wyciągnąć wiele przydatnych wniosków dotyczących poszczególnych segmentów swojej działalności. Aby lepiej zrozumieć zasady rządzące spisem, warto zapoznać się z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz interpretacjami podatkowymi.
