Kiedy potrzebna jest zmiana konta firmowego?
Oferty poszczególnych instytucji finansowych kierowane do firm, podobnie jak te adresowane do konsumentów, różnią się między sobą. Dlatego wielu przedsiębiorców szuka na rynku optymalnego rozwiązania dla siebie i wielokrotnie zmienia bank, w którym korzysta z rachunku. Co może skłonić Cię do zmiany konta firmowego?
- Niższe koszty prowadzenia nowego rachunku firmowego,
- atrakcyjna oferta promocyjna,
- wyższy poziom obsługi klienta,
- szersza oferta usług (np. darmowe konto walutowe dla firm, dostęp do kantoru on-line),
- możliwość wydania karty wirtualnej,
- pomoc w prowadzeniu księgowości,
- darmowe przelewy zagraniczne lub do ZUS i US,
- intuicyjna aplikacja mobilna.
Dla niewielkiej firmy remontowej, która świadczy usługi lokalnie, oferta banku nie ma aż tak dużego znaczenia. Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy, który często wyjeżdża za granicę lub potrzebuje mieć dostęp do wszystkich usług bankowych przez całą dobę.
Zazwyczaj prowadzenie rachunków firmowych jest droższe niż oferta dla konsumentów. Przedsiębiorca może jednak wykazać ten wydatek jako koszt uzyskania przychodu i obniżyć tym samym wysokość zobowiązania publiczno-prawnego. Wiele banków oferuje też firmom bezpłatne konto przez pierwszy rok lub dwa lata korzystania. W przypadku Santander Banku darmowy rachunek jest bezterminowy.
Dlaczego musisz zgłosić zmianę numeru konta firmowego?
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia rachunku związanego z płatnościami firmowymi do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Dotyczy to każdej firmy (bez względu na jej formę prawną), a także każdego rachunku (również prywatnego, jeżeli przepisy nie nakładają w danym przypadku obowiązku założenia rachunku firmowego).
W ten sposób urząd skarbowy może weryfikować prawdziwość zeznań podatkowych i sprawdzać podejrzane transakcje.
Przepisy prawa nakładają na przedsiębiorców obowiązek zgłoszenia każdej zmiany danych, w tym także zmianę rachunku bankowego firmy. Dotyczy to zarówno osób fizycznych wpisanych w CEIDG, jak i spółek prawa handlowego, fundacji oraz innych podmiotów rejestrowanych w KRS.
W obu przypadkach obowiązujące przepisy przyznają 7-dniowy termin na zgłoszenie nowych informacji. Niedochowanie tego obowiązku może prowadzić nawet do nałożenia grzywny (i to nawet kilkukrotnie!)
Gdzie zgłosić zmianę konta firmowego?
Ustawodawca nie przewidział dedykowanego dla przedsiębiorców formularza zmiany numeru konta. Urząd skarbowy musi jednak dysponować aktualnymi informacjami. Jak zgłosić je prawidłowo?
Pamiętaj, że nowego numeru rachunku spółki handlowej nie zgłaszasz do KRS, ale do urzędu skarbowego. Zmiana konta firmowego powinna być dokonana na formularzu NIP-8.
Osoby fizyczne prowadzące działalność muszą dokonać aktualizacji formularza CEIDG-1 (rubryka 27.1) za pośrednictwem portalu CEIDG. W tym celu wymagane jest skorzystanie z Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W ostateczności sprawę można załatwić też osobiście lub korzystając z usług Poczty Polskiej, choć są to metody znacznie bardziej czasochłonne.
Wskazówka
Przedsiębiorcy nie muszą składać osobnych wniosków do ZUS i US. Zaktualizowane dane są automatycznie przekazywane między urzędami.
Wbrew obiegowej opinii formularz zmiany numeru bankowego urzędu skarbowego (ZAP-3) nie służy do aktualizacji danych dla przedsiębiorców! Mogą go składać wyłącznie osoby fizyczne, które:
- jako identyfikator podatkowy wykorzystują numer PESEL,
- nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są podatnikami VAT,
- nie są płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Formularz ZAP-3 przyda Ci się, kiedy chcesz np. zmienić numer rachunku, który poprzednio był podany do urzędu jako właściwy do zwrotu nadpłaty podatku.
Co zrobić ze starym rachunkiem bankowym?
Wypełnienie formularza zmiany konta bankowego w US nie oznacza jeszcze, że od razu musisz likwidować stary rachunek. Kiedy warto się wstrzymać z jego zamknięciem?
Przede wszystkim poprzedni numer rachunku przyda się, kiedy oczekujesz na zaległe płatności od kontrahentów. Znacznie prościej poczekać jeszcze tydzień lub dwa i zapłacić za utrzymanie dwóch kont firmowych, niż przeprowadzać aktualizację danych u wszystkich partnerów, którzy mogli już zlecić płatności. Zaczekaj, aż wszystkie przelewy wpłyną na Twoje konto, przesuń środki na nowy rachunek i dopiero wtedy zamknij stary.
Poprzedni rachunek bankowy przyda się także wtedy, gdy jesteś w toku egzekucji wymagalnych wierzytelności. Skierowanie wezwania do zapłaty (a tym bardziej złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji) z numerem konta, które nie jest aktualne, może spowodować więcej szkód niż pożytku. Skoro dłużnik już uregulował należności, nie będzie go interesowało, gdzie trafią pieniądze.
Pamiętaj, że wypowiedzenie umowy o prowadzenie rachunku bankowego wiąże się co do zasady z koniecznością odczekania do upływu okresu wypowiedzenia. Oznacza to, że przez okres od złożenia wypowiedzenia do rozwiązania umowy bank będzie pobierał opłaty związane z prowadzeniem konta. Jeżeli zabierzesz z niego wszystkie środki, dojdzie do powstania zadłużenia, które będziesz musiał uregulować, a być może nawet zapłacić odsetki od zaległości.
Zanim zlikwidujesz rachunek w banku, upewnij się, czy instytucja finansowa nie stosuje polityki wiązanej i nie uzależnia np. oprocentowania kredytu firmowego lub opłat za kartę od korzystania z innych usług. W takiej sytuacji może się okazać, że bardziej będzie Ci się opłacało najpierw spłacić zobowiązanie, a dopiero później poszukać alternatywnej oferty.
Zmiana numeru rachunku firmowego nie jest trudna, ale w natłoku codziennych obowiązków łatwo o niej zapomnieć. Postaraj się więc zapamiętać zasadę, zgodnie z którą każdą zmianę danych swojej firmy (począwszy od siedziby, przez zmianę składu zarządu aż po nowy numer rachunku bankowego) musisz zgłosić we właściwe miejsce.
W ten sposób organy państwowe mogą czuwać nad prawidłowym obiegiem pieniędzy, a Ty możesz spać spokojnie.
