Założenie firmy przez internet - ABC zakładania działalności gospodarczej online

Najważniejsze w procesie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, jest uzupełnienie wniosku potrzebnego do rejestracji działalności. Możemy to zrobić na 3 sposoby (przez stronę biznes.gov.pl, uzupełniając wniosek CEIDG-1 lub w systemie bankowości internetowej wybranych banków).

Niezależnie od sposobu na jaki się zdecydujesz (ich charakterystykę znajdziesz w dalszej części), potrzebny będzie w tym celu Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

Jednak jeszcze zanim zaczniesz uzupełniać wniosek, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, tak aby wypełnienie formularza poszło szybko i sprawnie. Zwykle, tuż po rejestracji działalności gospodarczej, pojawia się też pytanie o konto bankowe dla firmy.

Wbrew pozorom, zakładanie firmy przez internet - choć trzeba spełnić trochę wymogów formalnych - wcale nie jest takie trudne. Sam nie tak dawno przeszedłem ten proces, a w tym artykule postanowiłem zebrać wszystkie najważniejsze informacje. Znajdziesz więc w tym miejscu nie tylko teorię, ale też dowiesz się więcej, na temat praktycznej strony rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Artykuł jest podzielony 3 części:

1. Część 1: przygotowania - czyli na co należy należy wiedzieć, jeszcze zanim zdecydujesz się zarejestrować działalność gospodarczą. Jest to lista 10 pytań, na które warto sobie odpowiedzieć, jeszcze zanim rozpoczniemy proces rejestracji działalności.
2. Część 2: Założenie firmy przez internet - czyli instrukcje związane z rejestracją firmy online (w tym informacje na temat uzupełniania wniosku CEIDG-1).
3. Część 3: Po rejestracji - czyli kiedy firma zacznie funkcjonować oraz na co warto zwrócić uwagę na początkowym etapie.

Wierzę, że znajdziesz tutaj dla siebie sporo przydatnych informacji, które ułatwią Ci zawsze wymagające, początki prowadzenia własnej działalności biznesowej.

Jeszcze zanim przystąpisz do złożenia wniosku o rejestrację działalności gospodarczej, odpowiedz sobie na tych kilka pytań, które są bardzo istotne w kwestii firmy, którą zamierzasz założyć.

Może się nawet okazać, że nie musisz rejestrować swojej działalności, o czym przekonasz się za chwilę.

Poniższe pytania, mogą posłużyć ci jako lista kontrolna - nie tylko upewnisz się, że rejestracja firmy jest możliwa, ale też odpowiadając na nie, znacznie ułatwisz sobie późniejszy proces rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG.

Jednoosobową działalność gospodarczą, mogą w Polsce prowadzić osoby pełnoletnie. To najważniejsze kryterium, jakie należy spełnić. Również cudzoziemcy mogą zarejestrować firmę w Polsce. Szczegóły znajdziesz w tym artykule na stronie biznes.gov.pl.

Ciekawostką jest fakt, że rejestracja działalności gospodarczej, wiąże się z mniej wymagającymi kryteriami, niż uczestnictwo zwykłych promocjach bankowych.

W szczególnych przypadkach nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej.

Dzieje się tak wtedy, gdy osiągasz niewielkie zarobki, nieprzekraczające 50% minimalnego wynagrodzenia (na dzień publikacji wpisu to nie więcej niż 1400 zł).

Należy spełniać też inne wymogi: być osobą fizyczną, nie wykonywać działalności w ramach spółki cywilnej, a dodatkowo nie prowadzić działalności regulowanej (wymagającej zezwoleń lub koncesji). Warunkiem jest również niewykonywanie działalności w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

W takim przypadku, możesz prowadzić tzw. działalność nierejestrową. Możesz rozważyć ten wariant, szczególnie na samym początku, w sytuacji kiedy nie masz gwarancji uzyskiwania stałych dochodów.

Więcej na temat działalności nierejestrowej, możesz przeczytać w tym artykule.

Do uzupełnienia i zatwierdzenia wniosku na stronie biznes.gov.pl lub wniosku CEIDG-1, będziesz potrzebować podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.

Profil Zaufany jest metodą potwierdzenia tożsamości w elektronicznych systemach administracji. Usługa jest darmowa. Jeśli nie posiadasz profilu zaufanego, możesz go założyć w bankowości internetowej lub na tej stronie gov.pl.

Podpis kwalifikowany ma podobne zastosowanie jak Profil Zaufany, a dodatkowo może posłużyć do zawierania umów na odległość (Profil Zaufany nie daje tej możliwości). W przeciwieństwie do profilu zaufanego, podpis kwalifikowany jest płatny. Możesz go kupić u dostawców certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji, które należy do NBP.

Jeśli chcesz założyć firmę przez internet, najpierw upewnij się, że posiadasz profil zaufany albo podpis kwalifikowany, które wykorzystasz do autoryzacji. Bez tego założenie firmy przez internet nie będzie możliwe.

Ten punkt wydaje się oczywisty. Należy jednak wiedzieć, że w nazwie jednoosobowej działalności gospodarczej, muszą znaleźć się co najmniej imię i nazwisko właściciela. Zwykle do tej części dodaje się również elementy, które charakteryzują wykonywaną działalność gospodarczą. Pełna nazwa firmy może więc brzmieć na przykład: MarBud Jan Kowalski.

Należy również określić adres. Bardzo istotne jest zapewnianie miejsca doręczeń korespondencji firmowej. Należy też określić adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Jeśli jest on zmienny (działalność będziesz wykonywać w różnych lokalizacjach) - możesz wybrać opcję "bez stałego adresu".

Zgłoszenie działalności gospodarczej CEIDG, wiąże się z koniecznością podania kodu PKD (skrót od: Polska Klasyfikacja Działalności), który zdefiniuje charakter wykonywanej działalności.

Rejestrując firmę należy wybrać:

• jeden kod główny do określenia podstawowej działalności (tej, z której będziesz osiągać największe dochody)
• dowolną ilość kodów dodatkowych (opcjonalnie).

Przykłady kodów PKD to:

• 56.10.A - restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne
• 47.64.Z - sprzedaż detaliczna sprzętu sportowego prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach
• 49.42.Z - działalność usługowa związana z przeprowadzkami.

Pełną listę dostępnych kodów, określających wykonywaną działalność, znajdziesz w tej tabeli PKD.

Otwierając działalność, musisz zdecydować się na formę opodatkowania dochodów. Do wyboru następujące możliwości:

• na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka 17% i 32%)
• według stawki liniowej (19%)
• ryczałem od przychodów ewidencjonowanych
• na zasadach karty podatkowej.

Jeśli nie wybierzesz żadnej z powyższych form, wtedy w sposób automatyczny, zostanie dokonany wybór pierwszego wariantu, czyli "na zasadach ogólnych". To jednak nie zawsze jest najlepsze rozwiązanie.

Jeśli na tym etapie pojawią się znaki zapytania, wtedy warto zaczerpnąć informacji od osób, które będą prowadzić księgowość w Twojej firmie (zobacz punkt nr 9).

Choć jako przedsiębiorca masz obowiązek zarejestrować się do VAT, jednak są sytuacje, gdy będziesz zwolniony z tego obowiązku.

Stanie się tak w sytuacji, gdy:

• twoja sprzedaż nie przekracza 200 000 zł rocznie
• sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.

Dobrze wiedzieć, że nowa działalność gospodarcza, może korzystać z ulg. Przez pierwsze 6 miesięcy, możesz korzystać z ulgi na start, a następnie możesz znowu skorzystać z obniżenia składki i przez 24 miesiące płacić niższe opłaty.

Jest to koszt stały, który będzie występować już od pierwszego miesiąca po rejestracji działalności. Dlatego weź to pod uwagę, planując założenie działalności gospodarczej.

Prowadzenie księgowości możesz zlecić "na zewnątrz", na przykład do biura rachunkowego. Księgowość w twojej firmie może być prowadzona w formie:

• uproszczonej - w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji przychodów przy ryczałcie
• pełnej - w księgach rachunkowych.

Wyjątkiem są firmy rozliczające się na podstawie karty podatkowej.

Jeśli zdecydujesz się zlecić prowadzenie księgowości dla biura rachunkowego, wtedy w takim biurze możesz zaczerpnąć informacji, która forma rozliczenia będzie najbardziej korzystna dla Twojej działalności. Więcej na ten temat możesz również znaleźć na stronach internetowych firm, oferujących usługi księgowości online dla małych przedsiębiorców.

Choć rachunek firmowy jest wymagany tylko w określonych sytuacjach i w wielu przypadkach w celu prowadzenia działalności można korzystać z konta osobistego, to jednak mimo wszystko warto zastanowić się nad otworzeniem konta firmowego. Takie rozwiązanie, w kontekście prowadzonej działalności, posiada wiele zalet, o czym będziesz mógł się przekonać w trzeciej, ostatniej części tego artykułu.

Tę część przygotowałem na podstawie informacji udostępnionych na biznes.gov.pl, jak również własnego doświadczenia związanego z zakładaniem działalności.

Mam pewność, że okażą się one przydatne na początku, pamiętaj jednak że to tylko niewielka cząstka wyzwań, z którymi będziesz musiał się zmierzyć, otwierając nową firmę. Dla osób, które podobnie jak ja, są oporne, na różne kwestie księgowo-podatkowe, doradzam kontakt z biurem rachunkowym. Dużą pomocą mogą okazać się również usługi dedykowane dla przedsiębiorców, w ramach rachunku bankowego dla małych firm.

Tymczasem zapraszam do kolejnej części, gdzie opiszę jak wygląda proces zakładania firmy online.

Kiedy masz za sobą etap planowania i odpowiedziałeś sobie na najważniejsze pytania związane z założeniem firmy, możesz przejść do najważniejszego etapu - jest nim rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Pamiętaj, że do tego będziesz potrzebować Profilu Zaufanego lub Podpisu Kwalifikowanego.

Istnieje również możliwość wypełnienia wniosku bez podpisu elektronicznego, ale w takim przypadku należy wydrukować anonimowy formularz CEIDG-1 online, a następnie w ciągu 7 dni udać się do urzędu, celem rejestracji działalności. Wtedy tracimy wszystkie korzyści, wynikające z faktu, że zakładamy firmę online (szybszy proces rejestracji działalności, wygoda), dlatego nie chcę się koncentrować na tym sposobie.

W tym miejscu dowiesz się, jak zarejestrować firmę 100% online.

Warto wiedzieć, że jak chodzi o samą rejestrację firmy przez internet, to można skorzystać z kilku sposobów.

Firmę można zarejestrować:

• na stronie biznes.gov.pl, korzystając z elektronicznego kreatora wniosku
• przez stronę CEIDG
• przez stronę banku - w bankowości elektronicznej wybranych instytucji.

Mogłoby się wydawać, że otwarcie rachunku firmowego, to kolejna formalność, którą należałoby uwzględnić na długiej przecież liście spraw do załatwienia, z jakimi mierzymy się na początku rozwoju działalności gospodarczej. Czy nie lepiej więc tej formalności uniknąć?

Niekoniecznie. W praktyce konto firmowe może okazać się bardzo pomocnym rozwiązaniem, które może ułatwić życie przedsiębiorcy. Zobacz jakie 4 korzyści, wiążą się z posiadaniem konta firmowego.

Mówi się, że prowadząc własną działalność, pracuje się praktycznie przez cały czas. I rzeczywiście, szczególnie na początkowym etapie, formalności jest mnóstwo, czasami nawet ciężko znaleźć czas, aby zająć się właściwą pracą.

Konto firmowe pozwala wprowadzić rozgraniczenie między sprawami prywatnymi, a firmowymi. Wprawdzie możemy tworzyć subkonta oszczędnościowe, dzielić budżet w obszarze jednego rachunku indywidualnego i korzystać z dostępnych rozwiązań. W teorii możemy więc utworzyć taką sztuczną granicę, w ramach rachunku osobistego. Jednak w praktyce - przynajmniej u mnie - to rozwiązanie nie sprawdziło się najlepiej.

Tymczasem konto firmowe jest czymś w rodzaju naturalnej ramy, która rozdziela finanse prywatne od środków, które wykorzystujemy prowadzenia działalności gospodarczej.

Na otwarcie konta dla firm trzeba poświęcić trochę czasu, to fakt. Jednak w ostatecznym rozrachunku ta decyzja może znacznie ułatwić życie osoby, która dopiero co zarejestrowała swoją firmę.

Tak, jak w przypadku konta osobistego, banki oferują usługi dołączone dla rachunku, dedykowane dla klientów indywidualnych, tak w przypadku kont firmowych, jest możliwość skorzystania z usług przeznaczonych dla przedsiębiorców, często bez dodatkowych opłat. Do takich rozwiązań należy księgowość czy usługa eUmowy, dająca dostęp do kilkudziesięciu szablonów umów oraz zawieranie ich w trybie online.

Na określonym etapie rozwoju firmy, może również pojawić się potrzeba dodatkowego finansowania. Banki, które posiadają korzystne konta dla firm, często udostępniają również dobre rozwiązania w zakresie finansowania działalności. Droga po uzyskanie limitu w koncie lub pożyczki jest krótsza, dla przedsiębiorcy który posiada rachunek firmowy w banku.

Czy za konto firmowe, trzeba płacić? Odpowiedź na to pytanie brzmi: i tak i nie.

Podobnie jak w przypadku kont osobistych - również rachunki dla firm posiadają często tzw. "warunkowe opłaty". To znaczy, że opłata co prawda występuje, ale można jej uniknąć, przy spełnieniu określonych warunków. To na przykład dokonanie kilku płatności kartą lub wykonanie transakcji na określoną kwotę (np. 400 zł w miesiącu).

Osoby prowadzące własną firmę, coraz częściej mogą skorzystać z promocji, w których oprócz możliwości osiągnięcia zysku na poziomie kilkuset złotych, można również odnieść korzyść w postaci zwolnienia z opłat za rachunek.

Często jest to okres 24 miesięcy od otwarcia konta. Przez ten czas nie trzeba spełniać żadnych warunków, żeby korzystać z rachunku za darmo. W niektórych przypadkach takie rozwiązanie może okazać się nawet bardziej korzystne, niż zwykłe konto osobiste.

Jeśli już o promocjach mowa, warto również sprawdzić, jaką korzyść można odnieść w związku z wyborem rachunku dla firm. Niedawno Santander oferował konto w promocji, a w ramach oferty, można było zyskać nagrody o wartości 3300 zł. Premia składała się z kilku części, toteż osiągnięcie maksymalnego zysku, wymagało aktywnego korzystania z rachunku. W każdym razie możesz zgodzić się ze mną, że wartość nagród w puli była imponująca.

W przypadku promocji, przedsiębiorcy mogą zwykle liczyć na wyższy zysk, niż klienci indywidualni. Jeśli więc interesujesz się tematyką promocji bankowych, aktywnie bierzesz w nich udział, to w przypadku gdy zakładasz firmę, warto zainteresować się dostępną na rynku ofertą.