Indywidualne konto podatkowe i indywidualne konto ZUS – do czego służą i jak z nich korzystać?

Indywidualne konto podatkowe, zwane inaczej mikrorachunkiem podatkowym lub IKP, pozwala na zapłatę podatków PIT, CIT i VAT bezpośrednio na konto przypisane do danego podatnika lub pracodawcy. Mikrorachunek podatkowy jest uniwersalnym rozwiązaniem, ale ma swoje ograniczenia. Nie skorzystasz z niego, jeżeli:

• rozliczasz się za pomocą karty podatkowej (pamiętaj, że Polski Ład powoli wygasza możliwość wyboru tej formy opodatkowania);
• składasz formularz VAT-14 dotyczący należnych kwot VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych, np. prowadzisz stację benzynową;
• rozliczasz VAT w imporcie, korzystając z formularzy SAD lub PZC.

Inne podatki niż PIT, CIT i VAT, np. akcyzę, uiścisz na dotychczasowych zasadach – wykonując przelew na rachunek odpowiedniego urzędu skarbowego.

Indywidualne konto podatkowe służy wyłącznie do zapłaty zobowiązań publicznoprawnych. Urząd skarbowy nie wykorzystuje go do zwrotu nadpłaty podatku. Ta procedura działa na dotychczasowych zasadach. Jeżeli więc w rocznym zeznaniu PIT-36 lub PIT-37 wskazałeś numer ROR, to na niego otrzymasz ewentualną nadpłatę.

Indywidualny numer podatkowy możesz uzyskać na dwa sposoby:

• w dowolnym urzędzie skarbowym;
• korzystając z internetowego generatora mikrorachunku.

W tym celu wystarczy, że podasz swoje dane identyfikacyjne. Dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie to numer PESEL. Przedsiębiorcy oraz podatnicy VAT niebędący przedsiębiorcami identyfikują się poprzez podanie swojego numeru NIP.

Pamiętaj, że żaden inny organ nie może wygenerować rachunku podatkowego. Jeżeli otrzymałeś wiadomość e-mail z linkiem, który wygląda podejrzanie, nigdy go nie otwieraj. W ten sposób ryzykujesz zainfekowanie komputera szkodliwym oprogramowaniem. Urząd skarbowy nigdy nie prosi o zapłatę za prowadzenie indywidualnego konta podatkowego – jest to całkowicie darmowa procedura.

Można mieć tylko jedno IKP. Nie ma możliwości wygenerowania go powtórnie, a za podanie niewłaściwych danych (np. błędnego numeru PESEL) zawsze odpowiada osoba, która spowodowała wygenerowanie kodu, nigdy urząd skarbowy. Raz utworzone konto pozostaje przypisane do danej osoby pomimo zmiany urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania, np. w wyniku przeprowadzki.

Generator działa w oparciu o zautomatyzowany algorytm, więc możesz z niego korzystać nawet w dni ustawowo wolne od pracy. Łatwo sprawdzisz też numer rachunku zawsze, kiedy tego potrzebujesz.

Indywidualny numer podatkowy możesz uzyskać na dwa sposoby:

• w dowolnym urzędzie skarbowym;
• korzystając z internetowego generatora mikrorachunku.

W tym celu wystarczy, że podasz swoje dane identyfikacyjne. Dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie to numer PESEL. Przedsiębiorcy oraz podatnicy VAT niebędący przedsiębiorcami identyfikują się poprzez podanie swojego numeru NIP.

Pamiętaj, że żaden inny organ nie może wygenerować rachunku podatkowego. Jeżeli otrzymałeś wiadomość e-mail z linkiem, który wygląda podejrzanie, nigdy go nie otwieraj. W ten sposób ryzykujesz zainfekowanie komputera szkodliwym oprogramowaniem. Urząd skarbowy nigdy nie prosi o zapłatę za prowadzenie indywidualnego konta podatkowego – jest to całkowicie darmowa procedura.

Można mieć tylko jedno IKP. Nie ma możliwości wygenerowania go powtórnie, a za podanie niewłaściwych danych (np. błędnego numeru PESEL) zawsze odpowiada osoba, która spowodowała wygenerowanie kodu, nigdy urząd skarbowy. Raz utworzone konto pozostaje przypisane do danej osoby pomimo zmiany urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania, np. w wyniku przeprowadzki.

Generator działa w oparciu o zautomatyzowany algorytm, więc możesz z niego korzystać nawet w dni ustawowo wolne od pracy. Łatwo sprawdzisz też numer rachunku zawsze, kiedy tego potrzebujesz.

Każde indywidualne konto podatkowe składa się z ciągu 26 znaków ułożonych w ściśle określonej kolejności:

Po wygenerowaniu potwierdzenia przelewu na początku numeru rachunku pojawia się jeszcze oznaczenie PL. To kod kraju w systemie IBAN, czyli międzynarodowym standardzie numeracji kont bankowych. Razem z nim numer będzie miał 28 znaków. Pamiętaj, że w przypadku krajowych przelewów bankowych nie musisz podawać oznaczenia IBAN.

Jeżeli dopiero czekasz na wydanie decyzji administracyjnej w sprawie nadania właściwego numeru identyfikacyjnego, nie będziesz mógł wygenerować mikrorachunku podatkowego. Możesz jednak dokonać przelewu podatku na rachunek bankowy urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.

W tym celu w tytule przelewu musisz podać inne dane identyfikacyjne. Może to być np. numer i seria dowodu osobistego.

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z obowiązkiem uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Od 1 stycznia 2018 r. zostały wprowadzone indywidualne numery rachunku składkowego, tzw. NRS. Każdy płatnik składek ma swój NRS, który można sprawdzić w dowolnym momencie na stronie internetowej ZUS-u.

Podczas rejestracji w CEIDG lub KRS dane przedsiębiorcy są automatycznie przekazywane do ZUS-u, który przesyła powiadomienie o nadaniu NRS listem poleconym. W razie wątpliwości więcej informacji uzyskasz w siedzibie instytucji lub przez infolinię.

Indywidualny numer rachunku składowego działa w ten sposób, że przedsiębiorca przelewa na niego co miesiąc należne składki społeczne i zdrowotne zarówno za siebie, jak i za osoby, względem których pełni rolę płatnika (są to np. pracownicy).

Podobnie jak IKP, również NRS jest złożony zawsze z 26 cyfr:

Dzięki wprowadzeniu NRS rozliczanie ze Skarbem Państwa stało się dla przedsiębiorców łatwiejsze. Nie trzeba już podawać w tytule danych identyfikacyjnych firmy, a także okresów objętych daną składką.

Po zaksięgowaniu wpłaty, Zakład w pierwszej kolejności pokrywa ewentualne zaległości i odsetki powstałe w wyniku zadłużenia. Następnie pozostała kwota księgowana jest stosownie do ostatniej złożonej deklaracji rozliczeniowej DRA. Nie ma przy tym znaczenia:

• czy i ile osób zatrudnia płatnik;
• do jakich ubezpieczeń są one zgłoszone.

Na przedsiębiorcy ciąży jedynie obowiązek terminowego uiszczenia odpowiedniej kwoty. Resztą zajmuje się system i pracownicy ZUS-u.

Co się dzieje, kiedy wpłacona kwota nie wystarcza na pokrycie wszystkich zobowiązań przedsiębiorcy? Po potrąceniu zaległości i odsetek wpłaty księgowane są w określonej kolejności:

• ubezpieczenia społeczne;
• ubezpieczenia zdrowotne;
• Fundusz Pracy;
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• Fundusz Emerytur Pomostowych.

Jeżeli kwota jest zbyt mała, dojdzie do powstania zaległości tam, gdzie nie przekazano wystarczających środków. Mechanizm działa także w drugą stronę – ewentualne nadpłaty księgowane są automatycznie.

Wszystkie wpłaty na NRS możesz na bieżąco weryfikować na Platformie Usług Elektronicznych. W zakładce FUS widoczne będą dane takie jak:

• okres i numer deklaracji;
• kwota do zapłaty;
• kwota i typ wpłaty;
• data wpłaty;
• źródło deklaracji.

Tam też będą widniały informacje o ewentualnej nadpłacie lub niedopłacie, odpowiednio jako saldo „Ma” lub „Winien”.

IKP i NRS to bliźniaczo podobne rozwiązania, które mają na celu ułatwienie rozliczeń z instytucjami państwowymi. Korzystając z nich, minimalizujesz ryzyko błędnego przelewu i powstania opóźnień w płatnościach. To także duże uproszczenie transakcji, ponieważ nie musisz za każdym razem szukać danych urzędu skarbowego lub ZUS-u, ale dokonujesz przelewu na rachunki, które są przypisane wyłącznie do Ciebie.

W obu przypadkach odpowiedzialność za błędny przelew spoczywa jednak na podatniku lub płatniku. Dlatego każdą wpłatę należy dokonywać ostrożnie i najlepiej sprawdzić jej wysokość oraz pozostałe dane dwukrotnie. Niestety ustawienie zlecenia stałego na niewiele się przyda w tym przypadku, ponieważ wysokość każdego przelewu może być nieco inna.